Vernetzung im Unternehmen ist der Schlüssel zur erfolgreichen Weiterentwicklung

Warum Diversität und Vernetzung eine ziemlich gute Antwort auf VUCA ist?

Eröffnungs- und Keynote Sprecher Harald Schirmer, im Personalbereich der Continental AG zuständig u.a. für das Change Management, berichtete mit seinem enormen Erfahrungsschatz, den er über viele Jahre in der Beschäftigung mit der permanenten Weiterentwicklung der Organisation bei dem großen Automobilzulieferer gewonnen hat – ein herausragender Vortrag! (Das VUCA im Titel seines Vortrags steht übrigens für Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity, zu Deutsch: Volatilität, Ungewissheit, Komplexität, Mehrdeutigkeit.)

Schon sein Eingangsmotto hat mir gut gefallen: „Die Zukunft, die wir wollen, muss erfunden werden – sonst bekommen wir eine Zukunft, die wir nicht wollen!“ Dazu gibt es viele Antworten. So kann man zum Beispiel technische Plattform einführen, wie Videokonferenzen oder eben Enterprise Social Networks (ESN) aufbauen. Angefangen hat die ganze Diskussion mit dem um 2007 neuen Wiki-Modell: Weg vom Verschicken von Emails hin zu „wir lösen als Mitarbeiter Probleme gemeinsam“, indem wir Lösungsansätze in Wikis dokumentieren und sie dort gemeinsam immer weiter verbessern.

Bei der Continental AG haben wir ursprünglich angefangen mit einem Change-Management Konzept und dem Plan 600 Personen zu sogenannten Guides gemacht. Guides sind Mitarbeiter, die ein spezielles Training bekommen haben, mit dem sie in der Lage sind, anderen Personen zu zeigen, wie man in veränderter Weise in einem Enterprise Social Network zusammenarbeitet. Hintergrund war, dass das Management verstanden hatte, dass in einer immer komplexer werdenden Umgebung eine Zentralsteuerung nicht mehr wirklich funktioniert und man lernen muss abzugeben, damit viele Dinge besser funktionieren. Wichtig dabei ist, dass dabei die Menschen wollen müssen, also sich von sich aus beteiligen.

Heute hat die Continental AG über 2000 ausgebildete Guides weltweit. Angefangen hatte es 2012 ja mit dem sogenannten Organisational Change Framework, das damals im ganzen Unternehmen weltweit mit Connections umgesetzt werden sollte. Die ursprüngliche Idee war mit 2500 Personen aus der ganzen Unternehmenswelt zu beginnen. Sie sollten bei der Erfassung, was man für die angedachten Veränderungen benötigen würde, mitwirken und das Ergebnis sollte danach in ein Schulungsprogramm einmünden. Dieses Projekt wurde dann kurzfristig wieder eingestellt, weil es sich zeigte, dass durch das Projekt selbst so viele Person an die Lösung heran geführt worden waren, dass eine zusätzliche Schulung nicht mehr nötig war!

Eine der größten Communities ist heute die Office 365 Community mit 27.000 Mitgliedern. Davon gelten 4000 als sehr aktiv. „Meine Erfahrung ist,“ sagte Harald Schirmer, „dass es immer etwas dauert bis Menschen sich trauen. Insbesondere in großen Gruppen dauert es länger. Damit ist die Art in einer klassische Kultur Erfolge zu messen indem man z.B. die Anzahl von aktiven Beteiligungen misst, in Netzwerken zumindest fragwürdig. Man muss auch sehen, dass sich hierzu das Denken verändert hat. Im klassischen Wasserfall-Modell, also so, wie die meisten Unternehmen früher gearbeitet haben, galt es immer Effizienz aufzuzeigen. Das ist weiterhin tief verwurzelt. Im moderneren, agilen Vorgehen zählt aber etwas anderes: Effektivität! Ein schönes Beispiel dafür ist, wie schnell Fragen in Netzwerken beantwortet werden: „Die Zeit geht gegen Null – sprich: viele Antworten kommen oft sofort“. Das kann Prozesse erheblich beschleunigen. So etwas lebt natürlich auch von der Größe der Netzwerke und je diverser es ist, desto innovativer sind die Antworten.

Was können ESNs effektiver lösen als klassische Organisation? Beispiele sind:

• Gemeinsames Problemlösen – jeder hilft jedem (Kommentar aus dem Management: „Davon brauchen wir mehr!“)
• Crowd Sourcing / Crowd Funding
• Stimmungsbilder aufnehmen
• Viral gehende Kommunikation – Awareness und nicht Marketing stehen dabei im Vordergrund
• Basis für Design Thinking, z.B. für Hackathons
• Kulturprägung und -Veränderung
• Hinweise zu wichtigen Inhalten über Likes, Kommentare und ähnlichem
• Reviews durch Communitys
• und insgesamt als Organisation „atmen“ und transparent sein

Ein wichtiger Erfahrungspunkt dazu war für ihn auch, dass Transparenz vor falscher Kritik schützen kann. Er berichtete von einem persönlichen Beispiel, in dem ihm jemand eine falsche Vorgehensweise vorgeworfen hatte. Da er aber aufzeigen konnte, dass er diese weit im Vorfeld publik gemacht und um Kommentare gebeten hatte, konnte er diesen eher unsachlichen Einwand leicht abwenden.

Es kam dann die Frage, ob das Ganze nur für große Organisation  wie bei der Continental AG relevant ist oder auch für kleinere Betriebe Sinn macht. Seine Antwort war eindeutig: „Dinge wie Dokumentation, Vertrauen, Offenheit – und das auch zum Lernen, zum Beispiel als Basis für Working out Loud (WOL) Gruppen – sind auch in kleinen Organisationen sehr relevant.“ Eine Idee von ihm dazu war bei längeren Besprechungen am Ende Zeit für eine Zusammenfassung einzuplanen (z.B. 20 Minuten bei 3 Stunden insgesamt), um die Dinge dann für die Organisation offen zu bloggen. Das kann auch in kleinen Organisationen sehr viel Mehrwert schaffen. Denn Teilen (oder englisch: Sharing) heißt auch Erkenntnisse aus Prozessen veröffentlichen.

Warum HCL Connections … und nicht MS Yammer?

c/o Bernd Siewert, Vitesco Technologies

Danach kam Bernd Siewert von Vitesco Technologies, einem neuen Spin-off der Continental AG. Die Vitesco-Mitarbeiter kennen Connections aus ihrer Zeit in der Continental AG, sind nun aber mit der Frage befasst, wie sie ihre neue, zukünftige IT-Landschaft aufsetzen sollen. Darum stellte sich für sie auch die Frage ob ein Microsoft Yammer eventuell ausreicht oder ob man HCL Connections fortführen sollte und müsste. In ihrer Analyse haben sie festgestellt, dass eMail, sprich in ihrem Fall Outlook, eigentlich eher eine Push Kommunikation darstellt – man bekommt Informationen zugeteilt – während MS Teams geschlossene Bereiche ermöglicht, die eher nach dem Pull-Verfahren funktionieren – man holt sich Informationen, wenn man Zeit dafür hat. Connections ist dagegen, so wie es bei den beiden Unternehmen eingesetzt wird, überwiegend intern öffentlich und eine Mischung aus Push und Pull.

Yammer ist im Gegensatz zu MS Teams auch intern öffentlich, hat aber nach Aussage von Bernd Siewert ein grundsätzliches Problem: es fehlen Funktionalitäten wie Tags, Blogs, Wikis, Foren usw. Letztlich sei es eher eine Art Chat, ähnlich wie Teams, denn die einzige Struktur ist die Zeitleiste. Damit ist die Wahrscheinlichkeit Dinge zu sehen oder zu finden, die schon etwas älter sind, eher sehr gering. Demgegenüber kommt Connections mit einem strukturierten Ansatz, in dem der Veröffentlichungszeitpunkt eher zweitrangig ist. Stattdessen zählt dort der Kontext der Information und die Gewichtung aus dem Team, dargestellt durch Likes und Kommentare. Auch in MS Teams gibt es so genannte Likes, diese sind  dort aber nur Zähler, während in Connections Likes von Personen qualifiziert verteilt werden und so einen klareren Indikator der Wichtigkeit anzeigen.

Unter dem Strich hat man sich bei der Vitesco Technologies deshalb für MS Office 365 ohne Yammer, aber mit HCL Connections, entschieden.

Weitere Vorträge

Es würde die Dimensionen meines Blogeintrag sprengen, wenn ich auf die weiteren, ebenfalls sehr spannenden Vorträge, mit gleicher Tiefe eingehen würde. Deshalb hier nur eine kurze Übersicht. Es folgten:

• Sebastian Bahles und Söhnke Grams vom Center for Enterprise Information Research (CEIR) an der Universität Koblenz-Landau mit Ihrem Überblick zu der dortigen Forschung (im Verbund mit 36 anderen Universitäten) zum Thema „Welchen messbaren Nutzen realisieren wir mit Enterprise Collaboration Plattformen?“

Frühes Designmuster für Connections V7 mit neuer Navigation

Martin Schmidt von der Beck et al. GmbH, der mit viel technischem Know-how offenkundig sehr kompetent über die Möglichkeiten eines Aufbaus einer HCL Connections Umgebung in der AWS Cloud berichtete.

• Fabio Gervasoni, der aktuelle Design Leader für HCL Connections V7, der die Fortschritte beim Design einer neuen Bedienoberfläche für die für das Jahresende geplante Version 7 von HCL Connections vorstellte, was, wie zu erwarten war, zu einer teilweise intensiven Diskussion führte.

Den offiziellen Teil abschließend übernahmen danach Danielle Baptiste (HCL Produktmanagerin für Connections) und André Hagemeier (verantwortlicher Entwicklungsleiter für Connections) mit einer Frage und Antwort-Runde das Programm. Einige ihrer Antworten hier in Kürze:

• Für die zum Jahresende geplante Connections V7 wird es erstmals in der Produktgeschichte eine Beta geben. Diese wird nicht zur Eigeninstallation erfolgen, sondern zur Nutzung in einer Sandbox. Beginnen wird diese noch in Q3 2020.
• Noch deutlich vor Jahresende wird eine komplett neue Integration für MS Outlook verfügbar werden. Bisher gab es nur eine von Partner Harmon.ie, die aber inkompatibel zu deren zweiter Integration, nämlich zu MS SharePoint war. Das löst sich hiermit. Zudem wird die neue Integration von HCL besser in das UI eingebunden sein.
• Grundsätzlich verfolgt HCL strategisch den Weg alle Connections Funktionen als Micro-Service in Docker-Containern anzubieten. Das bedeutet, dass auch Connections im Sinne der Möglichkeiten von Cloud-native weiterentwickelt wird, wobei es dabei um Cloud-Technologien geht, die man auch on Premises einsetzen kann. Mit der Version 7.0 ist geplant auch die WebSphere Seite des Produkts als Container, ähnlich den Funktionen aus dem seit einiger Zeit bestehenden Component Pack, zur Verfügung zu stellen. Das wird sich im Zeitrahmen der Version 7.0 aber zunächst nur für PoCs und Trials und nicht für volle Produktion eignen.
• Cloud Support wird es zunächst für Amazon EKS und Openshift geben und dann – je nach Nachfrage – eventuell auch für Google GKE und MS Azure AKS.
• André Hagemeiers Entwicklungsteam arbeitet intensiv an einer tiefen, beidseitigen Integration von Connections mit Persistent Chat Angeboten. Als Modell für den ersten Schritt dient MS Teams, aber auch HCL Sametime steht auf der Liste. Der Lösungsansatz wird offen sein, sodass später auch weitere, entsprechende Angebote vom Markt mit Connections integrierbar werden könnten.

Danach verblieben noch etwa 15-20 Teilnehmer für fast eine Stunde offener Diskussion, was für mich ein Indiz ist, dass dieses Online-Format unserer User Group im DNUG e.V. wirklich gut funktioniert. Für diesmal gilt mein Dank dem Führungsteam der Fachgruppe Connections um Andreas Weinbrecht (Beck et al.), Lara Kampa (Continental AG), Jörg Rafflenbeul (Heitkapmp & Thumann KG) und Martti Garden (aus meinem Team): Euch ist eine tolle Veranstaltung gelungen! Das setzt die Messlatte für den 2. Termin dieser Fachgruppe am 6.10. schon ziemlich hoch.

Damit wünsche ich eine schöne, neue Sommerwoche!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH

PS.: Noch ein Tipp: Die OpenNTF Gruppe hatte am 18. Juni ein zweistündiges Online-Webinar zum Titel „What’s new at HCL?“ veranstaltet. Darin sprachen u.a. Richard Jefts und Jason Gary über die Zukunft der HCL Digital Solutions rund um Domino, Sametime und Connections. Viel Neues! Den Replay kann man jetzt ansehen.