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Tom Zeizels HCL-Blog

Intranet ist nicht gleich Intranet

Ein gutes Intranet informiert die Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen nicht nur, es fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit. Mit wem arbeite ich zusammen? Von wem habe ich zuletzt die beste Produktdokumentation bekommen? Wem sollte ich folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben? Und anders als bei anderen Anbietern, treiben wir unsere Kunden nicht in eine Cloud. Diese Funktionen stehen, falls das Unternehmen es wünscht, bei HCL vollständig auch aus dem eigenen Rechenzentrum zur Verfügung.

Intranets sind Dreh- und Angelpunkt deR Büroarbeit im Home Office

Ein gutes Intranet informiert die Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen nicht nur, es fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit. Am Markt gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen: Die einen konzentrieren sich voll auf das (Office-)Dokument, andere wiederum bilden alle Prozesse und Dokumente in einem Unternehmen in einem Wiki und/oder Ticketsystem ab.

HCL Software geht dabei einen Schritt weiter: Während man natürlich auch bequem mit Word-, Excel- und anderen Dokumenten arbeiten kann und es sogar ein Wiki-System für die Ablage von strukturierten Informationsseiten gibt, dreht sich bei uns alles um die Personen im Unternehmen. Mit wem arbeite ich zusammen? Von wem habe ich zuletzt die beste Produktdokumentation bekommen? Wem sollte ich folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben? Und anders als bei anderen Anbietern, treiben wir unsere Kunden nicht in eine Cloud. Diese Funktionen stehen, falls das Unternehmen es wünscht, bei HCL vollständig auch aus dem eigenen Rechenzentrum zur Verfügung.

Zusammenarbeiten …

Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist in modernen Unternehmen ein wichtiger Aspekt, den auch wir mit HCL Connections abdecken. Es geht hierbei vielfach nicht mehr nur um die oft genannten „Wissensarbeiter“, sondern im Zuge von Digitalisierungsinitiativen wie dem „Paperless Office“ auch um die Arbeit in den verschiedenen Bereichen der Produktion. So haben auch Mitarbeitende im Lager oder in der Fertigungshalle immer öfter den Bedarf auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten zu können.

Hierbei möchte ich nochmal ausdrücklich meine Meinung zum Thema Office-Dokumente für Arbeitsabläufe deutlich machen: Ich finde es fahrlässig, ja geradezu gefährlich und zudem auch noch höchst unproduktiv, wenn man sein Unternehmen mit Excel organisiert. Keine Frage: Wir haben das alle schon erlebt und auch „mal eben“ eine Liste mit Excel aufgesetzt, um eine Vertriebsaktion zu verwalten oder eine Teilnehmendenliste für eine Veranstaltung zu erstellen. Sobald es jedoch komplexer wird und vielleicht auch noch ein Prozess/Workflow dahintersteht, kennen wir alle die Gefahren von versehentlich gelöschten Formeln oder unklaren Versionen. Hier bietet sich eher der Einsatz von Low-Code-Plattformen an, mit denen man schnell – und zwar genauso schnell wie man eine Excel-Tabelle erstellt – eine Anwendung zur Verfügung stellen kann, die dann eine saubere Oberfläche für die Datenerfassung und -verarbeitung durch die Mitarbeitenden bietet. Unsere Plattformen heißen, wie bekannt, HCL Domino (gerade mit der Version 12 in der Beta-Phase), HCL Volt (von Excel zu App mit wenigen Klicks) und HCL Volt MX (insbesondere Apps, die auch auf mobilen Endgeräten laufen sollen).

Hinzu kommt dieser Tage der Bedarf nach einer sicheren Kommunikation aus dem Home Office, per Chat oder als Videomeeting – selbstverständlich datenschutzkonform abgebildet durch HCL Sametime. Aber das ergänzt dann eben auch nur das Arsenal der Werkzeuge für die Zusammenarbeit um die Echtzeit-Kommunikation.

… und informieren

Neben der Zusammenarbeit gibt jedoch auch den Bedarf an Informationen aus Abteilungen, der Unternehmensleitung oder auch der Unternehmenskommunikation heraus für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen. Hierzu zähle ich neben Richtlinien (z.B. für den Einkauf oder HR-Themen) auch Neuigkeiten für die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen oder zu Produkten und Dienstleistungen. Oft kommen hier separate Web Content Management Systeme zum Einsatz – beispielsweise wird parallel zur Zusammenarbeitsplattform noch ein WordPress oder Typo3 installiert und betrieben. Das führt dazu, dass sich die Autoren und Autorinnen jedes Mal fragen müssen, wo sie nun die Inhalte einstellen und die Mitarbeitenden genauso jedes Mal schauen müssen, wo sie denn nun die gesuchten Informationen finden. Nebenbei ist der Erstellungsprozess dann auch in jedem Tool anders und muss von allen erstmal gelernt werden.

Nun kann man hier ebenfalls auf HCL Connections mit Communities und beispielsweise Blog-Einträge zurückgreifen. Und hier können einzelne Personen auch wieder diesen Communities folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Alles in allem ist das bereits eine gute Lösung, da auch die übrigen Funktionen – wie der Activity Stream oder die Empfehlungen durch „Likes“ weiterhin die tägliche Arbeit an einer Stelle unterstützen.

Aber wie wäre es, wenn Sie die Informationen gezielt an die richtigen Kollegen und Kolleginnen verteilen könnten? Diese Form der sogenannten Personalisierung ist üblicherweise den großen Portalen oder auch Digital Experience Plattformen vorbehalten und in größeren Unternehmen durchaus sinnvoll hiermit umsetzbar.

Das HCL Connections Engagement Center als Intranet

Das HCL CEC, so die Kurzform, ist eine Ergänzung, die auf Basis einer Plattform – nämlich Connections – sowohl die Zusammenarbeit als auch die Fähigkeiten eines personalisierten Intranets abdeckt:

  • Einheitliche Verwaltung der Rechte und Inhalte
  • Eine Oberfläche für die Mitarbeitenden, in der alle Neuigkeiten – sowohl aus Zusammenarbeit als auch aus dem Informationsteil – an einer Stelle zusammenlaufen
  • Weiterhin die Möglichkeit der Interaktion und damit der Förderung des Engagements durch Kommentare, Likes und die Darstellung der Experten und Expertinnen
  • Neue Mitarbeitende finden schneller die relevanten Informationen
  • Inhalte aus Connections und anderen Quellen hinzufügen
    (z.B. YouTube, RSS Feeds, Twitter, HCL Volt und vieles mehr)
  • Einfachste Bedienung, um auch Abteilungen wie Marketing oder Talent Management die Möglichkeit zu geben, eigene Seiten zu publizieren

Somit wird HCL Connections zu einem Intranet für Zusammenarbeit und dynamische Informationen, ohne dass man auf die liebgewonnenen Vorteile unserer Plattform verzichten muss.

Zum Schluss noch ein Update

Ich hatte ja erst letztens zu HCL Sametime einen Beitrag verfasst. Nun gibt es gute Neuigkeiten: Ein Business Partner aus Berlin, ilink, hat eine Erweiterung für die Telefoneinwahl geschaffen, so dass man, auch wenn das Internet mal streikt oder wenn ein externer Gast an einer Webkonferenz über eine normale Festnetznummer am Meeting teilnehmen will, eine Teilnahme ermöglichen kann.

Damit haben wir als großer Softwarehersteller ein rundes Angebot für Unternehmen und Behörden, die auf eine DSGVO-konforme Meeting-Lösung angewiesen sind. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, melden Sie sich einfach hier, um eine Demo zu vereinbaren.

Falls Sie direkt über einen Link auf diesen Beitrag gestoßen sind, möchte ich Ihnen noch ans Herz legen, auch die anderen Seiten auf dnug.de zu durchstöbern. Es gab einen Relaunch der Website, zu dem ich dem Team nur beglückwünschen kann!

Damit wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende, eine gute Woche und wie immer:
Bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH

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