HCL Connections V7 ist da!

Da passt es gut, dass HCL gestern die neue Version Connections V7 herausgebracht hat*. Darin gibt es eine Vielzahl von Verbesserungen und Erweiterungen, die insbesondere die Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen, durchaus auch mit Externen, noch einfacher machen. Und es löst drängende Probleme von Unternehmen, die bisher nur auf einfache Team Tools setzen.

Wie plötzlich weiche Faktoren die Agenda der Geschäftsführungen bestimmen

Es hat 2020 eine plötzliche und vorher kaum für möglich gehaltene Verlagerung zur Fernarbeit gegeben, wobei Experten voraussagen, dass bis Ende 2021 25-30% der Belegschaft an mehreren Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten werden.

Unternehmen, die z.B. MS Teams und Zoom für Chat und Besprechungen eingeführt haben, fehlt ein wichtiger Teil der gesamten Kooperationsumgebung, wie beispielsweise eine strukturierte Ablage von allem, was zu einem Projekt gehört – und zwar in einem projektbezogenen Kontext. Das adressiert ganz wesentlich Erfassen und späteres Auffinden von Wissen zur Wiederverwendung. Dazu gehört aber auch ein Intranet mit Kooperationsmöglichkeiten und motivationsfördernden Mitmachfunktionen.

In der momentanen Pandemiesituation und den damit verbundenen Herausforderungen stehen für Unternehmensleiter plötzlich nicht mehr die Buchungssysteme à la SAP oder Salesforce im Zentrum, sondern erstmals seit langem „weiche“ Vorteile, wie Mitarbeiter-Engagement (bei einem plötzlich dezentral arbeitenden Team) und allgemein die Unternehmenskultur an erster Stelle. Das ist nicht verwunderlich, sieht man in Studien in den USA, dass 85% der befragten Mitarbeiter angeben, dass sie an ihrem Arbeitsplatz nicht voll engagiert sind, was die Unternehmen jährlich 450 Milliarden Dollar kostet.

Was sind die Herausforderungen, die HCL Connections angeht?

HCL Connections ist ursprünglich in den frühen 2000ern im Kontext der damaligen Web 2.0 / Social Business-Welle entstanden. Auch wenn die große Begeisterung für diese Welle abgeebbt ist, so hat sie doch wesentliche Neuausrichtungen zu einer effektiveren Zusammenarbeit gebracht. Zu nennen ist an erster Stelle das offene Teilen von Dokumenten und anderen Inhalten, also nicht mehr das konkrete, hierarchische Zuweisen (z.B. per Mail oder dedizierter Freigabe), sondern das für andere zur Verfügung Stellen, ohne zunächst genau zu wissen, wer „die anderen“ sein werden. Informationen konnten damit und können im Unternehmen nach Einschätzung und auf Empfehlung der Mitarbeiter*innen also viral gehen. Das war und ist ein sehr wichtiger Baustein für eine Öffnung der Unternehmenskultur zu mehr aktiver Einbringung im Unternehmen, also weg von dem „ich mache nur das, was mir gesagt worden ist“, hin zu mehr Selbstorganisation in organisierter Eigenverantwortung.

Das Ganze hat sich entwickelt und ist heute in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der aktuellen Unternehmenskultur. Die Herausforderung ist dabei immer noch die Bereitstellung der dafür richtigen, unterstützenden Tools. In vielen Unternehmen sind es heute mehrere, sich überschneidenden Anwendungen, die teilweise unter einem gemeinsamen Namen firmieren, die trotzdem zu Inhaltssilos führen und Mitarbeiter daran hindern, Aufgaben effizient in Ergebnisse umzuwandeln.

Die große Herausforderung unter den neuen Arbeitsbedingungen ist momentan es nicht zu einem Effizienzverlust, sondern einer weiteren Effizienzsteigerung kommen zu lassen, während Teams dezentral, aber eben möglichst effektiv zusammenarbeiten sollen. Dazu kommen im speziellen zwei Aspekte:

• Projektteams in Verbindung zu halten, ihnen ermöglichen effektiv zu kommunizieren – gfs. Auch über Unternehmensgrenzen hinweg – und immer aktuell informiert zu bleiben.
• Das Engagement der Mitarbeiter für das Unternehmen (ggfs. aus dem Home-Office heraus) nicht nur aufrecht zu erhalten, sondern zu intensivieren und die Ausrichtung an der Unternehmensvision, der Strategie und den sich ändernden Unternehmensschwerpunkten sicherzustellen.

Was ist neu in Connections V7?

HCL Connections hilft definitiv einen solchen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Damit bringt man alle Mitarbeiter*innen, Teams und Communitys zusammenbringt, um die Aufgaben im Unternehmensalltag zu lösen, Fachwissen auszutauschen und zur weiteren Optimierung der Unternehmenskultur beizutragen.

• Teams und Arbeitsgruppen benötigen, insbesondere in Projekten. eine zumindest leicht strukturierte Ablage, um alles zum Projekt Zugehörige jederzeit schnell wiederfinden zu können und auch neue Teammitglieder schnell up-to-Speed zu bringen. Die wohl wichtigste Neuerung in V7 ist die Möglichkeit solche Teams jetzt mit neuen, benutzerfreundlichen Vorlagen für Communitys um bis zu 80 % schneller zum Laufen zu kriegen. Dazu gibt es einen neuen Wizard, der auch Anfängern das Erstellen einer neuen Community – so heißen Team-Spaces in Connections – sehr einfach macht. Und neben den zahlreichen Apps, die in Communitys eingebunden werden können, können nun auch zusätzlich Widgets aus dem optionalen Connections Engagement Center eingebunden werden. Die so zusammengefügte, neue Community Highlights-Seite wird ab V7 auch zur Startseite neuer Communities.
• Dazu ist es jetzt auch möglich Vorlagen (Templates) zu erstellen und zu übernehmen. Das vereinfacht den Start einer Community ganz wesentlich. Mit deutlich mehr Flexibilität als bisher ist es nun möglich nach Corporate Design Guidelines oder auch von Profis erstellte, besonders gut aussehenden Vorlagen in sehr einfacher Weise zu übernehmen.
• Diese Vorlagen können dabei auch auf bereits bewährte und ansprechende Vorlagen, die auf Ihren Best Practices aufbauen, zurückgreifen. Dabei kann man sogar Teile der Inhalte, wie das Layout, Bilder, integrierte Anwendungen und Texte, mit übernehmen.
• Eine weitere, hilfreiche Neuerung ist die Möglichkeit Inhalte als PDF übernehmen zu können. Das hilft einerseits beim Archivieren, aber auch beim Ausdrucken.

Neue Integrationen in Connections V7

Es gibt für Connections viele Erweiterung und Integrationsmöglichkeiten. Die zurzeit beliebteste ist wahrscheinlich Kudos Boards (als Erweiterung von Activities Plus), aber auch Lösungen zum Ideenmanagement, wie etwa mit Hype (aus Bonn) sind weiterhin sehr beliebt. Integration in die anderen HCL Produkte, wie beispielsweise Sametime, sind schon lange vorhanden, werden aber in 2021 neu überarbeitet und ausgeweitet werden. Da Sametime Premium ganz neu ist, ließ sich das vorher nicht bewerkstelligen, wird aber zukünftig (auch mit der noch visionären Sametime-Erweiterung Yuzu) besonders spannend werden.

Um die Zwischenzeit zu nutzen, hat das Entwicklungsteam die Integrationsmöglichkeiten mit dem Microsoft 365-Ökosystem überarbeitet und erweitert – angetrieben von zahlreichen Kundenanfragen. Die sehen große Lücken in dem Ökosystem, die sich aber mit HCL Connections zumindest teilweise schließen lassen. Damit war es naheliegend, hier etwas zu tun. Hier die Neuigkeiten in V7 der Reihe nach:

• Roundtrip-Editing mit Office Dokumenten: Nutzer, die das Windows-Desktop-Plugin installiert haben, können von der Vorschau einer Datei in Connections zur Bearbeitung in ihrer Desktop-Anwendung wechseln und die Änderungen nach Abschluss der Bearbeitung automatisch wieder in Connections speichern lassen.
• Für die Microsoft Outlook Integration gab es bisher nur eine Partnerlösung, die das Manko hatte, nur diese oder alternativ die SharePoint-Integration nutzen zu können. Die neue, von HCL zur Verfügung gestellte Outlook-Integration, läuft nun mit allen Varianten von Outlook auf allen Betriebssystemen und auch mobil und beißt sich auch nicht mehr mit der SharePoint-Integration.
• Eine neue Microsoft Teams Integration bietet mehrere Möglichkeiten der Interaktion: So kann man überall dort, wo live-Namen in Connections auftauchen, sofort einen Chat beginnen. Man kann auch den Inhalt einer Seite von Connections mit nur einem Klick zu Teams bewegen. In Teams wiederum, kann man den Inhalt einer Connections-Community als Registerkarte direkt in den Channel hinzufügen – einschließlich Wikis, Blogs, Foren, dem Aktivitäts-Stream und mehr. Und von der Teams Bearbeitungsleiste aus kann man Connections-Inhalte einer aktiven Diskussion hinzufügen – ohne URLs kopieren zu müssen.
  Für MS Teams Nutzer schließt sich so die Lücke ansonsten keine Kontext-orientierte Ablage für verschieden Arten von Informationen zu haben.
• SharePoint-Bibliotheken können jetzt auch zu Communitys hinzugefügt werden, sowohl auf der Startseite als auch als dedizierte Registerkarte in Connections.

Neues zur Infrastruktur von Connections

Alle neuen Dinge in Connections werden schon seit geraumer Zeit im Cloud-nativen Component Pack umgesetzt. Hier liegt ganz klar die infrastrukturelle Zukunft von Connections. Um den Umgang mit den Docker/Kubernetes Modulen zu vereinfachen, hat HCL nun mit V7 erstmals Installationsskripte bereitgestellt, mit denen die Installation um bis zu 90% schneller ablaufen kann. (Dazu gibt es am 9.12. um 16 Uhr ein spezielles Webinar: „HCL Connections with Ansible Scripts Technical Webinar“.) Zur weiteren Vereinfachung ist es ab V7 möglich, die Cloud-native Umgebung auch unmittelbar in Red Hat OpenShift oder Amazon EKS aufzusetzen. Weitere Clouds sind dazu in Vorbereitung, da wir keine Abhängigkeit von Cloud-Anbietern schaffen wollen. Und wer sich gar nicht damit befassen möchte, hat natürlich immer auch die Möglichkeit auf die bestehenden Connections Cloud Partner, wie Belsoft/ThreeThirds, TimeToAct, Factor-y, usw. zuzugehen. Sie bieten das immer aktuelle Connections quasi aus der Steckdose an – auch nicht schlecht!

Andre Hagemeier und sein Connections Entwicklungsteam hatten sich ursprünglich noch etwas mehr vorgenommen, doch dann kam Corona. Das hat bei manchen Dingen in der Entwicklung – und das ist ja in vielen Unternehmen zu beobachten – zu einer gewissen Verlangsamung geführt. Gerade deshalb ist es gut, dass Connections genau jetzt diesen Sprung zu mehr Einfachheit für die Nutzer macht, denn ein solches Tool ist heute noch unverzichtbarere als vorher. Und wer es noch nicht kennt, sollte es sich unbedingt einmal ansehen, insbesondere, wenn Work from Home ein Thema ist.!

Weitere Informationen

Mehr Details zu Connections V7 gibt es übrigens im neuen Jahr auf dem HCL Social Adoption Kunden-Roundtable-Call (Q1 Termin noch offen, nur für Mitglieder) und beim DNUG Connections Fachgruppen-Call am 23. Februar, 14-18 Uhr (offene Anmeldung in Kürze möglich).

Noch einen schönen, leicht winterlichen Sonntag! Und bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH

* Die englischsprachige Version ist für Kunden unter Wartung ab sofort aus FlexNet herunterladbar. Alle anderen Sprachversionen folgen im Januar 2021.