Das Digitale Büro – Wie die zweite Corona-Welle jetzt alle Unternehmen verändert

Zur Überraschung vieler ging es aber sogar relativ gut und auch fast schmerzlos – von einzelnen Mitarbeiter*Innen abgesehen, die zuhause damit Probleme hatten, wie beengte Räumlichkeiten oder schlechte DSL-Anbindung. Das Thema Kontrollverlust stand irgendwie gar nicht mehr zur Diskussion. In der vorübergehenden, leichten Erholung im Sommer äußerten sich viele Unternehmen dann positiv und sprachen von neuen Hybridkonzepten für den Arbeitsplatz der Zukunft, der vermehrt solche „Working from Home“-Lösungen einbezieht. Nun ist die zweite Welle da, die uns vermutlich den ganzen Winter – also deutlich länger als die erste – beschäftigen wird. Was haben wir aus der ersten Welle gelernt und was wird diesmal anders laufen?

Das erste, was anders sein wird, ist, dass die Frage „Sollen wir oder sollen wir nicht?“ diesmal gar nicht mehr zur Debatte steht. Auch die Politik hat sich klar positioniert und schiebt die Unternehmen an, sich für solche Lösungen zu entscheiden. So hat sich Bundeskanzlerin Angela Merkel in der vergangenen Bund-Länder-Runde klar geäußert und gesagt, dass Arbeitgeber eine besondere Verantwortung für ihre Mitarbeiter*Innenhaben, um sie vor Infektionen zu schützen. Mit Verweis auf die aktuell sehr hohen Corona-Infektions-Zahlen rief die Kanzlerin Deutschlands Unternehmen deshalb dazu auf, „wo immer dies umsetzbar ist, Heimarbeit oder mobiles Arbeiten zu Hause zu ermöglichen“. Arbeitsminister Hubertus Heil fordert sogar ein Recht auf „Working from Home“ – zumindest für einige Tage im Jahr.

Nachdem Studien in den letzten 30 Jahren immer wieder zu dem Ergebnis kamen, dass die Produktivität durch die Nutzung von flexiblen Heimarbeitsplätzen eher steigt, immer wieder ignoriert worden, tun viele Unternehmen jetzt so, als wenn es eine innovative neue Erkenntnis wäre. Unternehmen, wie die Allianz machen es zur Dauerlösung und andere, wie die Telekom, wollen unter anderem durch Abmietung von Büroflächen damit Geld sparen. Die Idee darüber zumindest einmal nachzudenken ist zumindest ein guter Startpunkt. Neu ist sie nicht, denn z.B. IBM hat das bereits in den 1990gern auch hier in Deutschland umgesetzt. Das habe ich auch persönlich miterlebt.

Und dumm ist sie auch nicht, diese Idee, wenn wir uns bewusst machen, dass die Büroräume, genauso wie unsere Betten zuhause, nur ein Drittel der Tageszeit genutzt werden. Noch schlechter sieht diese Bilanz nur für die Wohnzimmer aus. Das soll jetzt nicht heißen, dass wir das alles abschaffen sollen, sondern nur bedeuten, dass man sich über die Nutzung im Sinne neuer Konzepte Gedanken machen könnte und vielleicht sollte: Ist das private Wohnzimmer vielleicht das Büro der Zukunft? Sowohl entfallende Aufwände für die Fahrten zum Arbeitsplatz, als auch ein verminderter Bedarf an Bürofläche, hätten u.a.  auch nennenswerte, positive Auswirkungen auf die CO₂-Belastung und damit das Klima. Und dass auch die Mitarbeiter*Innen zumindest einen hybriden Arbeitseinsatz als positiv erachten, zeigt eine aktuelle Studie der Krankenkasse DAK. Demnach möchten fast 77% der Befragten zumindest teilweise weiterhin von zuhause arbeiten. Stewart Butterfield, der Chef von Slack, meint (sicherlich durch die etwas einseitige Brille seines Unternehmens betrachtet), dass das Büro-Zeitalter so langsam zu Ende gehen würde. Damit lehnt er sich weit aus dem Fenster, aber hybride Modelle sind definitiv nicht mehr wegzudenken.

Und was ist mit den Ängsten, also Kontrollverlust und Datensicherheitsrisiken?

Kontrollverlust ist zunächst eine Kulturfrage. In Unternehmen mit einer ausgeprägten Präsenzkultur – und das war vor der Pandemie mehr oder weniger der Standard – funktioniert die Kontrolle im klassischen Command & Control Prinzip. Aus jeweiliger Chef-Sicht bedeutet das: „Ich sehe, dass meine Mitarbeiter etwas tun!“ Es bedeutet nicht: „ich weiß, was sie tun, wie sie’s tun und ob da was Tolles rauskommt“. Dieser Konflikt wurde in der klassischen Welt in der Regel einfach ausgeblendet. Ich kenne Unternehmen, die versuchen es mit einem Kompromiss: dort müssen die Mitarbeiter*Innen weiterhin mindestens einen Tag in der Woche im Büro sein, während sie ansonsten die freie Wahl des Arbeitsplatzes haben. Kann man machen, ist aber dann doch zu kurz gesprungen.

Management-Vordenker Peter Drucker hatte bereits in den 1950ger Jahren vorgeschlagen, sich eher einer zielorientierten Führung hinzuwenden, die nicht mehr nach Anwesenheit belohnt. Das haben, wenn auch sehr langsam, tatsächlich viele Firmen begonnen, aber wie man jetzt erkennen muss, doch eher halbherzig. Man hat vielleicht Ziele vergeben und Arbeitsleistungen vermehrt danach bemessen, aber man hat die Kultur nicht mitverändert. „Working from Home“ funktioniert eben anders. Es erfordert eine andere Unternehmenskultur: Mitarbeiter*Innen müssen plötzlich das tun, was sie bisher nicht durften: in der Lage sein, sich weitreichend selbst steuern zu können – inklusive der Arbeitsmotivation. Und Unternehmen müssen dazu auch neue Wege finden Sie dabei zu unterstützen.

Die lange Leine eines neuen Führungsmodells heißt dazu Collaboration Tools – als Werkzeug der Kommunikation. Damit sind nicht Word-Dokumente und E-Mails gemeint. Und das ist auch nicht neu. Nur hat man in den Unternehmensführungen die ERP-Systeme immer als unternehmenskritisch erachtet, während Zusammenarbeit und Kultur kaum betrachtet wurden. Das beginnt mit dem Umkrempeln eines überkommenen Grundverständnisses: Man ist „im Unternehmen“, wenn man in der Lage ist zu kommunizieren und nicht wenn man physisch an einem bestimmten Ort, etwa einem Firmengebäude, ist. Denn auch dort kann man trotz physischer Anwesenheit auch „nicht arbeiten“ – etwa in der Raucherecke.

Jetzt bedarf es ganz plötzlich eines Umdenkens, eines neuen Austarierens von Führung. Das ist sicher mit viel Ungewissheit verbunden – man mag es als Kontrollverlust empfinden. In Wahrheit ist es aber ein großer Innovationsschritt in die Zukunft, der schon länger möglich gewesen wäre, aber einfach – ich nennen es mal beim Wort – verschlafen wurde. Unternehmen, die eine entsprechende Digitalisierung – also weg von Papier hin zu digitalen Prozessen – schon weitgehend abgeschlossen haben, sind jetzt ganz dramatisch im Vorteil.

Ein Beispiel: Wir bei HCL Software sind bereits so weit gegangen, dass wir unsere zahlreichen neuen Mitarbeiter*Innen komplett „digital einstellen“. Angefangen von Auswahlprozess, über die Interviews bis hin zum Onboarding. Und – es funktioniert hervorragend. Man muss nur das Vertrauen in sich selbst und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*Innen haben – und die richtigen Tools. Dann flutscht es…

Es bedarf dazu neuer Ansätze und Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit. (Mobil-)Telefon und E-Mail sind weiterhin Bausteine, aber wirklich nicht mehr hinreichend. Wir bei HCL machen uns dazu intensiv Gedanken. Wir glauben, dass die bisher am Markt befindlichen Ansätze von Collaboration Suites – selbst, wenn sie unter großem Namen als scheinbar durchgängige Komplettlösung angeboten werden – nicht mehr die Lösung für die neue Zukunft sind.

Die HCL Vision für den Arbeitsplatz nach den Veränderungen durch Corona: Das „Digital Office“

Wir haben eine klare Vision, was ein zukunftsorientierter Arbeitsplatz nach den durch die Corona-Pandemie angetrieben Veränderungen wirklich benötigt. Wir nennen es das digitale Büro („Digital Office“):

Wesentliche Bausteine dazu haben wir heute bereits im Portfolio. Andere werden in den nächsten Wochen, Monaten und Jahren hinzukommen. Extrem wichtig dabei sind uns nicht nur die Bedienbarkeit, die Interoperabilität und die Verfügbarkeit auf allen möglichen Geräten, sondern insbesondere auch die Themen Datensicherheit und Datenschutz, womit wir bei dem Thema der Risiken wären.

Das hat mehrere Aspekte: zum einen die Frage, wie die Mitarbeiter mit den Daten umgehen, das auch wieder ein Kulturthema ist. Zum anderen aber auch, wie das Unternehmen die Daten zur Verfügung stellt. Wenn man die Aussagen der deutschen Datenschutzbeauftragten aufmerksam liest, wird man feststellen, dass zahlreiche der angebotenen Cloud Lösung zwar im ersten Moment attraktiv erscheinen mögen, hier aber starke Defizite aufweisen. Das hat nicht selten mit den dahinterstehenden Geschäftsmodellen zu tun. Manchmal stehen aber sogar ausländische Gesetze dahinter, wie etwa der Patriot Act in den USA. Deshalb eine klare Ansage von HCL: Ihre Daten sind Ihre Daten. Punkt! Das ist der Grund warum wir auch strategisch den Aufbau unserer Lösungen in ihrem Rechenzentrum (on Premises) ermöglichen. Natürlich nutzen wir dabei modernste, sogenannte Cloud-Native Technologien, die eben einen Betrieb irgendwo ermöglichen – on prem oder auch aus verschiedensten Clouds heraus.

Ein schönes Beispiel dafür ist das neue Sametime Premium für sichere Chats und WebMeetings, das in der nächsten Woche auf der virtuellen HCL Digital Week 2020 Konferenz vorgestellt werden wird. Das nutzt neueste Technologien, teilweise auch aus dem Open Source Bereich, aber grundsätzlich aufbauend auf Dingen, die auch deutsche Datenschutzbeauftragte in Ihren Analysen mit grünen Ampeln versehen – was ja sehr selten ist, fallen da doch die meisten, bekannten Produkte verschiedenster Anbieter einfach durch.

Mehr zu dem Konzept des Digitalen Büros werden wir in der nächsten Woche auf der HCL Digital Week 2020 im Detail hören. Um die Spannung zu halten, möchte ich das jetzt hier nicht vorwegnehmen, nur die Anregung mitgeben, sich dazu ganz schnell noch anzumelden. Das ist kostenfrei und geht mit ein paar wenigen Klicks. Und noch eine kleine Anmerkung: die Applikation, mit der man sich selbst seine persönliche Agenda zusammenklicken kann, ist mit wirklich überschaubarem Aufwand mit dem relativ neuen HCL Domino Volt gebaut worden. Das war die erste Eigenentwicklung von neuer HCL Software, die mittlerweile eine echte Hausnummer im Bereich Low Code Erstellung geworden ist. Aber auch zum Thema Low Code gibt es in der nächsten Woche noch weiteres Neues, denn auch hier ist HCL auf dem Weg zu einem der Marktführer zu werden.

Ich freue mich darauf, in den nächsten Wochen mit ihnen über die Herausforderung Ihres Unternehmensansatzes zum Digitalen Büro zu sprechen und Sie zunächst einmal in der nächsten Woche auf unserer virtuellen Konferenz zu treffen!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH