Modernes Unternehmen ohne HCL Connections? Geht nicht.

Trends bei Collaboration Tools

Auf bestem Denglisch heißt es so schön: „Ein Tool ist nur ein Tool, denn wer glaubt es ist mehr, ist nur ein Fool!“ Da ist zwar etwas dran, aber ganz wahr ist es trotzdem nicht. Für manche Veränderungen braucht man einfach bestimmte Tools. Wahr ist aber auch, dass der Einsatz eines neuen Tools auch den Willen und Mut zur Veränderung erfordern. Will man eigentlich nichts verändern, dann ist der Einsatz eines neuen Tools nur ein Feigenblatt – und das Teilwort feige stammt in diesem Fall nicht von der Frucht ab.

Und es gibt einen Zusammenhang zwischen der Einfachheit, bzw. Komplexität von Tools und dem damit erreichbaren Veränderungspotenzial. Einfache Tools, also etwa nur eine Funktion, schnell zu verstehen, schnell einzusetzen, verändert auch nicht viel. Ein schönes Beispiel ist die Formatumwandlung in das neutrale pdf-Format. Findet jeder gut und sinnvoll, ist einfach zu nutzen – prima! Verändert man damit groß etwas am Unternehmen, macht man es konkurrenzfähiger oder erfolgreicher? Wohl eher nicht.

Spannender wird es, wenn Tools helfen Arbeitsabläufe (Prozesse) zu verändern. Einfache Abläufe, mit wenigen Beteiligten und nur kurz laufend, kann man auch mit einfachen Tools zu Leibe rücken. So ist Chat als Tool hier eine Hilfe, weil die Kommunikation schneller abläuft, als per Mail-Ping-Pong, ganz einfach, weil Chat mit der Kurzform der inhaltlichen Kommunikation mehr schnelle Aufmerksamkeit anzieht, als etwa eMail. Das erste, signifikante, private Tool dazu war WhatsApp.

Um die Millenniumswende herum wurde viel mit damals neuen Tools experimentiert. Statt simpler Top-Down Kommunikation hieß es plötzlich „Mitmach-Web“. Jeder war aufgefordert sich aktiv zu beteiligen. Das private Tool der Stunde war Facebook mit seinem einfachen Activity Stream. Für etwas komplexere Inhalte gab es die Möglichkeit – die ich auch hier nutze – zu bloggen, also Texte zu verfassen, die auch Tiefe und Details mitbringen. Und zum Ansammeln von Wissen – indem man Texte in einer offenen Gruppe von Personen inhaltlich immer weiter vervollkommnet – gab es Wikis. Das bekannteste Beispiel ist dazu immer noch Wikipedia. Die Liste dieser sogenannten Web 2.0 Tools ist länger. Es gab nämlich plötzlich auch (mittlerweile aus der Mode geratene) Bookmarklisten zum Teilen mit anderen, Aktivitätenmanagement als einfache Form von Projektmanagement, Tools zum Sammeln von Ideen und vieles mehr.

Die Summe all dieser Tools deckt sehr viel ab und schafft damit sehr viele Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen, bringt in der Summe aber leider auch eine gewisse Komplexität mit sich, da es eben mehr ist, als nur eine Funktion.

Social Collaboration – ein Trend in den frühen 2000ern

IBM hatte Anfang der 2000er mit diesen Tools experimentiert. Siemens hatte damals ein Tool namens ShareNet vertreiben, dass einige dieser Werkzeuge zusammenfasste, war damit aber zu früh am Markt und stellte es um 2005 wieder ein. Bei IBM erkannte man das Potenzial besser, bemerkte aber, dass ein Einsatz der Vielzahl aller dieser Tools einen ziemlichen Overhead mit sich bringen würde und beschloss deshalb sie alle in einem Toolset zusammenzuführen. So entstand 2007 IBM Connections. Der klare Vorteil ist, dass Connections somit zahlreiche, auch sehr verschiedene Einsatzmöglichkeiten bietet, damit allerdings auch komplexer zu nutzen ist als ein Ein-Funktions-Tool, wie ein simpler Chat oder auch ActivityStream. „There is no free Lunch“ sagen die Amerikaner – man kriegt nichts geschenkt. Wenn man viel haben und viel erreichen will, muss man entsprechend Aufwand treiben. Beim Einsatz von Connections benötigt man deshalb, zumindest für bestimmte Szenarien, etwas Change Management, um die eigene Organisation auf die gewünschte Veränderungsreise mitzunehmen. Dafür erreicht man deutlich mehr – wenn man es ernsthaft betreibt.

Was kann Connections?

Connections ist ein mächtiges Werkzeug, dass sehr vielfältig genutzt werden kann. Was es einzigartig macht, ist u.a. folgendes:

• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten zur Umsetzung von Arbeitsabläufen (Prozessen), die kollaborative Elemente zum erfolgreichen Gelingen benötigen.
• Halbstrukturierte Ansammlung von wiederfindbarem (!) Wissen. Damit Schaffung einer Art „Wissendatenbank“ des Unternehmens.
• Teilen von Wissen und Erfahrungen als Grundprinzip – im Gegensatz zum Abschotten von Wissen für jeweils wenige; was zu vielen, unproduktiven „Wissensinseln“ führt. Das offene Teilen – man kann es natürlich nach Datensicherheitsbedürfnissen auch einschränken – ermöglicht auch besonders innovative „Wissensunfälle“, also von punktuellen Innovationssprüngen dadurch, dass man Ideen von anderen im anderen, neuen Kontext umsetzt.
• Virale Verteilung von Informationen in der gesamten Organisation. Ein Beispiel ist ein Blog des Vorstandsvorsitzenden oder des Betriebsrats. Das kann nicht unerhebliche Einflüsse auf eine gezielte Weiterentwicklung der Unternehmenskultur haben.
• Der nicht zu unterschätzende Motivationsfaktor sich offen an relevanten Diskussionen zu Projekten oder auch nur Themen aktiv beteiligen zu dürfen und können. Durch die namentliche Kennung jeglicher Einträge und die Bindung im Arbeitsverhältnis ist Missbrauch, wie eine bewusste Einstellung von falschen Informationen („Fake News“), quasi ausgeschlossen.

Lässt man alles dieses zu und vermittelt es entsprechend durch vorbildhafte Nutzung auch aus dem Management heraus, ermöglicht Connections nicht nur eine Beschleunigung von Projekten und ein deutliches Mehr an innovativen Ideen im Arbeitsumfeld, sondern auch eine Motivationserhöhung im gesamten Team.

Etwas Vergleichbares ist mit den, bei WhatsApp nachempfunden, persistent Chat Tools („persistent“ bedeutet, dass alle Teile des direkten oder Gruppenchats aufgehoben werden), wie Slack, Microsoft Teams und letztlich auch HCL Sametime, alleine nicht zu erreichen. Chat ist unwidersprochen ein gutes und nützliches Werkzeug für die schnelle Kommunikation, nur hat es einerseits keinerlei Struktur und andererseits kann es sehr schnell völlig unübersichtlich in verschieden Stränge zerflettern, sodass man schon bald nichts mehr wiederfindet und zum Beispiel ein späteres Einphasen von neuen Projektmitarbeitern zur kaum lösbaren Herausforderung wird.

Wie HCL Connections 2020 weiterentwickeln wird

Das ehemalige IBM Connections gehört HCL Technologies erst seit dem 1. Juli 2019. Deshalb sind die Neuerungen in der neuen Version 6.5. noch überschaubar. Ich hatte die Gelegenheit mit den beiden Verantwortlichen für Connections, Produktmanagerin Danielle Baptiste und Entwicklungschef Andre Hagemeier (aus Berlin) jüngst bei Kundenbesuchen nach ihrer Teilnahme am DNUG Fachgruppentag „Connections“ über die weitere Roadmap zu sprechen. Sie haben schon für 2020 viel vor. Sehr viel!

Zum einen geht es darum die besonderen Fähigkeiten von – jetzt – HCL Connections weiter auszubauen und die Infrastrukturerneuerung voranzutreiben. Ein besonders wichtiges Element der Roadmap ist aber auch das Thema Integration in andere Welten. Aber der Reihe nach:

• HCL wird in Richtung „Continuous Delivery “ weiterhin einmal in jedem Quartal ein CR-Pack mit Fehlerkorrekturen und neuen Funktionen ausliefen, und im zweiten Halbjahr wird die neue Vollversion V7 kommen.
• Bereitstellung einer mandantenfähigen Version für die Connections Public Cloud Partner Ende Q1. Diese wird zukünftig der einzige Code-Stream sein, wobei man die Mandantenfähigkeit nicht anschalten muss. Die Liste der Cloud-Partner vervollständigt sich langsam: In Europa sind es die TimetoAct (Deutschland), Connelink (Frankreich) und die Belsoft (Schweiz), wobei letztere im weltweiten Verbund mit ISW (Kudos) aus Australien und Prominic aus den USA anbietet.
• Im Dezember hatte HCL im Paket der Domino Familie mit V11 eine ziemlich neue Version von Sametime auf den Markt gebracht, die zunächst einmal persistent Chat von beliebigen Geräten und „Click-to-Meet“ (Einbindung beliebiger Webkonferenzen) mitgebracht hat. Sametime V11 läuft strategisch weiterhin auch on prem und ist aufgrund neuer, jetzt zum Einsatz kommender Technologien wesentlich einfacher und drastisch schneller zu installieren, als vorherige Versionen – Stickwort: Docker Container. Spätestens im Sommer wird HCL auch eine eigene WebMeeting-Lösung auf Basis der Open Source Lösung Jitsy hinzufügen. Warum sage ich das? Wir werden Sametime V11 in Connections integrieren und schaffen damit eine einzigartige Kombination aus schnellem Direkt- und Team-Chat, jederzeit erweiterbar zu Web-Meetings/Konferenzen und Connections, als teilstrukturierte, besonders sichere (geht ja auch on prem!) Informationsaustauschplattform, -Ablage und -Sammlung.
• Verbesserungen in der Handhabung von Dateien (in Q1).
• Neue Templates für Communities, die Fachbereiche unmittelbar benutzen können.
• Öffnung von Orient.me für externe Inhalte aus anderen Anwendungen. Damit kann man Orient.me zukünftig übergreifend als „Dashboard“ für alle wichtigen Unternehmensinhalte nutzen, zumal man in Orient.me die Inhalte ja bi-direktional benutzen kann, also etwa eine Freigabe direkt dort machen, statt in das Backend-Tool wechseln zu müssen.
• Neu kommt auch Print-to-PDF an vielen Stellen. Und auch HCL Docs bekommt eine neuen Version CR4 mit diversen Updates.
• Ähnlich wie in Verse wird auch Orient.me eine Kalenderleiste bekommen, die mit Domino und Exchange zusammenarbeiten wird, was die Dashboard-Funktion nochmals aufwertet.
• Eine Integration mit HCL Leap, bzw. dem neuen Schwesterprodukt Volt, wird Workflows in Connections ermöglichen.
• HCL Technologies ist traditionell weltweit einer der ganz großen Servicepartner von Microsoft. Insofern ist das Verhältnis miteinander auch ganz anders als damals bei der IBM. Wie Richard Jefts, General Manager für HCL Digital Solutions, kürzlich in einem Interview sagte, sehe er das Gegeneinander als beendet an. Natürlich bietet HCL eigenständige Komplettlösungen an. Wenn ein Kunde aber intensiv auf Microsoft setzt, so bietet HCL für solche Kunden die Lösungen an, die die zahlreichen Lücken im Angebot des Marktbegleiters schließen. Dazu gehört u.a. ganz klar HCL Connections – weil sich nichts Vergleichbares im Office 365 Paket finden lässt.
  Um das nicht nur eine Absichtserklärung sein zu lassen, sondern auch zu leben, arbeiten Andre Hagemeier und sein Entwicklerteam an konkreten Integrationsoptionen mit Office 365 (in Klammern die geplanten Verfügbarkeitsdaten, wobei sich die immer noch ändern können) für
  • Mail in Connections für Outlook Exchange (und natürlich Domino mit Notes und Verse) (Q1)
  • OneDrive (Q1)
  • Erste Szenarien für MS Teams Integration (Q2)
  • Eine neue Connections Integration in Outlook (Q2)
  • MS Identity Plattform und inTune Unterstützung (Q2)
  • Microsoft SharePoint Integration (Q3)
• Im vierten Quartal soll nach heutiger Planung Connections V7 kommen. Das wird einerseits eine wesentlich überarbeitete und dann durchgängige Bedienoberfläche mitbringen und auf der Infrastrukturseite mit der vollständigen Containerisierung beginnen. Das bedeutet, dass der bisherige WebSphere-Teil zunächst ebenfalls als Docker-Container auf Kubernetes zu installieren sein wird – wie seit 2 Jahren schon das bisher ergänzende Connections Component Pack. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es sind einerseits Kostenvorteile, durch nur noch eine Infrastruktur und andererseits Vorteile im Betrieb, da entsprechende Micro-Services je nach spontanem Bedarf viel einfacher instantan bereitgestellt werden können als heute das Gesamtpaket in der klassischen WebSphere-Welt. Zudem eröffnet die Containerisierung den Weg zu tatsächlicher „Continious Delivery“, was man von modernen IT-Lösungen zunehmend erwartet. (Randbemerkung: Wer diesen Weg scheut, hat die Möglichkeit Connections aus der Cloud zu nutzen.)

Ich bin schwer beeindruckt, was das Team um Danielle Baptiste und Andre Hagemeier hier vor hat und freue mich über die neuen Impulse für dieses einmalige Tool mit Namen HCL Connections, das auch für Unternehmen, die Office 365 einsetzen, einen starken Mehrwert bietet – und eigenständig sowieso.

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in D-A-CH