Informationen, die Sie finden, bevor Sie sie suchen.

Informationssuche im digitalen Office

Sie kennen das sicherlich: Die Kollegin hatte doch letzte Woche die dringend benötigte Budgetplanung für das nächste Quartal irgendwo schon zur Verfügung gestellt. Aber wo? Als Anhang in einer E-Mail? Im Chat oder im letzten Team-Meeting? In einem Blog-Eintrag? Oder hatte sie die Datei mit Ihnen geteilt?
Und dann beginnt die Suche…

Prinzipiell gibt es, frei nach Donald Rumsfeld, drei Kategorien von Informationsarten:

• Known Knowns
• Known Unknowns
• Unknown Unknowns

Und für jede einzelne Art gibt es entsprechende Arten der Suche. Im oben skizzierten Beispiel gibt es etwas Konkretes, wonach wir suchen: Eine Budgetplanung für das nächste Quartal. Es handelt sich dabei um den einfachsten Fall der Informationssuche, nämlich die Suche nach „Known Knowns“, bei der wir wissen wonach wir suchen. Das wird von den meisten Office-Systemen auch gut unterstützt, indem man nach Teilen des Titels (hier beispielsweise „Budget“), nach der Dateiart (das könnte hier eine Excel-Datei sein) und nach dem Erstellungsdatum (im Beispiel: letzte Woche) suchen kann.

Hier gibt es mit den zahlreichen Informationsquellen – E-Mail, Dateiablage, Chat, Meetings, etc.pp. – allerdings noch eine Hürde zu nehmen, da die Suche in jeder einzelnen Plattform wiederholt werden muss.

Die Suche nach den „Known Unknows“

Etwas spezieller wird es, wenn Sie nach Informationen suchen, die Sie nicht so genau spezifizieren können. Der Klassiker ist dabei die Suche nach Fehlermeldungen: Sie haben ein Problem und googeln die Meldung, die auf dem (möglicherweise blauen) Bildschirm steht. Hierbei wissen Sie, dass es die Lösung für das Problem geben sollte, da die Fehlermeldung sicherlich irgendwo dokumentiert ist.

Eine solche Suche funktioniert nur, wenn man eine gute Suchmaschine mit einem umfangreichen Volltextindex nutzen kann. Auch hier rüsten viele Office-Systeme in den letzten Jahren nach. So kann man auch Dokumente finden, in denen die gesuchten Begriffe nicht im Dateinamen auftauchen. Wenn die Kollegin aus dem o.g. Beispiel die Datei „Etatplanung“ genannt hat, aber in der Datei „Werbebudget“ steht, finden Sie sie dennoch, wenn Sie nach „Budget“ suchen.

Und was sind „Unknown Unknowns“?

Spannend sind die Unknown Unknowns. Das sind oft die verborgenen Schätze eines Unternehmens, da es nützliche Informationen sind, von denen Sie aber noch gar nicht wissen, dass es sie gibt. Was wäre, wenn Sie – ohne danach zu suchen – die Budgetplanung einfach vorgeschlagen werden würde, weil sie von einer Kollegin kommt, von der Sie auch schon die letzten Planungen bekommen haben? Das wäre schon sehr hilfreich.

Aber richtig hilfreich wären Informationen zum Blue Screen, die schon vorgeschlagen werden, bevor der Fehler zuschlägt. Menschen um Sie herum, die eine ähnliche Hardware in einer ähnlichen Umgebung nutzen, könnten ja schon etwas zu diesem Thema geschrieben werden. Und weitere Menschen, deren Expertise Sie schon vertrauen und denen Sie folgen, haben diese Information empfohlen oder kommentiert. Damit werden Ihnen diese Informationen vorgeschlagen und Sie können den Fehler rechtzeitig verhindern, bevor er Ihre Arbeit gefährdet.

Und was hat das mit HCL Connections zu tun?

Wenn Sie heute noch in Team-Silos arbeiten, so wie Sie es schon früher mit freigegebenen Verzeichnissen für „Abteilungen“ oder „Projekte“ getan haben, dann verpassen Sie die Möglichkeit neue Erkenntnisse im Unternehmen zu gewinnen.

Deshalb bietet HCL Connections im Vergleich zu anderen Plattformen die Möglichkeit, dass Informationen – auch Office-Dokumente – um Personen herum und nicht um und Projekt-Silos versteckt, sondern können – sofern das rechtlich möglich ist – für das ganze Unternehmen öffentlich bereitgestellt  werden.

Kennen Sie schon?

Egal ob geschätzte Kollegen und Kolleginnen ihr Wissen in Communities, Blog-Einträgen, Wiki-Seiten oder Dateien abgelegt haben, wenn Sie ihnen folgen, wird es Ihnen vorgeschlagen. Wenn diese Experten und Expertinnen andere Dinge von anderen Personen in HCL Connections liken oder kommentieren, werden Ihnen die Personen und deren Beiträge ebenfalls vorgeschlagen. Damit können Sie Ihr Netzwerk erweitern und so weitere interessante Neuigkeiten, sogenannte „Knowledge Accidents“, zu Tage fördern.

Informationen werden empfohlen

Über die Zeit bekommen Sie dann immer passendere Informationen angeboten, die Sie selbst – über die Auswahl der Menschen in Ihrem Netzwerk und die Communities, Dokumente und andere Informationen, die Sie empfehlen und denen Sie folgen – entsprechend steuern können. Empfehlungen befolgen dabei selbstverständlich die zugewiesenen Berechtigungen, so dass Sie niemals Daten vorgeschlagen bekommen, auf die Sie auch sonst keinen Zugriff gehabt hätten. Somit wird die Informationsflut handhabbar. Das ist wirklich eine coole Sache – lassen Sie es sich in einer Demo zeigen!

In diesem Flyer bringen wir Ihnen HCL Connections näher und für Fragen stehen wir Ihnen wie immer gerne zur Verfügung.

Ich wünsche Ihnen jetzt erst einmal eine gute Woche, ein ruhiges Osterfest und bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
^{Associate Vice President DACH}