Tom Zeizels Blog: E-Mail – gut, besser, am besten!

Tom Zeizels Blog: E-Mail – gut, besser, am besten!

E-Mail ist ein Thema, das uns alle betrifft. Es ist einfach das Werkzeug, das nach wie vor den Büroalltag vieler Menschen dominiert. Zusammenarbeit über „Social Tools“ hat ein bisschen was rausgenommen und neue Teamkonversationslösungen, wie Watson Workspace, zeigen in machen Arbeitsbereichen klare Vorteile auf. Trotzdem wird E-Mail nicht verschwinden und wichtig bleiben, wen auch nicht mehr als „Eines für alles“.

Auch wenn es manchen so scheinen mag, dass der E-Mail Markt auf einige einzige Lösung zusteuert, so entspricht das nicht der Realität, zumal es auch immer wieder neue Player gibt. Wahr ist, dass es genaue Zahlen zur Marktverteilung nicht (mehr) gibt. Spätestens als die großen Anbieter ihre „Enterprise Agreements“, also Pauschalverträge für alle Mitarbeiter der Unternehmen, eingeführt hatten, wurde immer jeder Mitarbeiter eines Unternehmens als Nutzer gezählt, egal, ob er überhaupt e-Mail-Zugang hatte, ein anderes System nutzte oder auch gar nichts. Das brachte die Statistik völlig durcheinander, woraus eine scheinbare Verschiebung der Marktanteile resultierte, ohne dass sich real etwas geändert hatte. Tatsächlich hat es aber auch reale Verschiebungen gegeben.

Eine E-Mail-Lösung für Unternehmen zu bauen, ist keine einfache Aufgabe. Die wahre Herausforderung ist aber die dazugehörige Kalenderfunktion. Für ganz kleine Unternehmen spielt es vielleicht nicht so die Rolle, aber schon auch nur etwas größere Firmen benötigen hier Funktionen, die nach wie vor eigentlich nur zwei Anbieter bieten: Marktführer Microsoft und IBM.

Beide Anbieter haben für Mail und Kalender unterschiedliche Clients (Desktop, Browser, App), die schon innerhalb der jeweiligen Plattform unterschiedliche Funktionalitäten aufweisen und teilweise auch Bedienmodelle verfolgen. Die beiden Klassiker, Outlook und Notes, gelten als überladen und in dem Sinne nicht mehr als ganz zeitgemäß.

Serverseitig benötigt – und das bestätigen mir insbesondere auch Kunden, die beides einsetzen, immer wieder – Exchange etwa dreimal soviel Kapazität wie Domino. Auch wenn denn gern davon gesprochen wird, dass man durch eine Konsolidierung von verteilten Domino-Mail Servern viel einsparen könne, so ist das erst einmal eine Frage, ob es überhaupt Sinn macht die zu konsolidieren. Das betrifft Themen wie Antwortzeiten, Netzwerkosten/Bandbreiten, lokale Performance, usw. Und dann kann man eine Konsolidierung natürlich auch mit Domino als Grundlage machen und braucht nicht den Faktor 3 an mehr Servern.

Dazu kommt, dass Microsoft einen sehr starken Fokus auf Cloud-Modelle zu haben scheint, während wir bei IBM die Nöte der Kunden verstehen, die aus welchen Gründen auch immer ihre Daten im eigenen Rechenzentrum vorhalten möchten. Wir sehen beides als strategisches Provisionierungsmodell an – on premises und Cloud. In Wahrheit wird es zukünftig, wenn man alles haben will, auch immer ein Stück als hybrid herauskommen, weil man einige Services eben doch nur aus einer Cloud-Lösung heraus sinnvoll anbieten kann. Das gilt zum Beispiel für einige der Watson AI Funktionen, aber nicht für alle. Und Fakt ist natürlich auch, dass sich die meisten Unternehmen schon lange auch in begrenzten Bereichen auf Cloud Services verlassen, nehmen wir nur die Suche im Internet.

Welche e-Mail ist die beste?

IBM hat vor drei Jahren begonnen das Thema e-Mail neu zu durchdenken. Outlook und Notes sind Client-Modelle aus den Zeiten, als e-Mail noch die Lösung für alles war: Briefe, Archiv, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement, usw., und damit der Verursacher der allgegenwärtigen „E-Mail-Überflutung“. Einen Fokus auf „Was ist wichtig für mich?“ haben sie jedoch nicht wirklich. Deshalb hat IBM hier investiert und, mit vielen Design Thinking Workshops unterfüttert, etwas Neues erfunden und an den Markt gebracht: IBM Verse als browserbasierter E-Mail Client für den Domino-Mail Server (zunächst nicht zu verwechseln mit der mobilen Verse App für iOS und Android).

Wer Verse einmal gesehen hat, findet es in der Regel auch besser, als die Platzhirsche. Ich selbst arbeite seit Jahren damit. Das Problem war anfänglich nur, dass das Bauen einer solchen Lösung schon komplex ist und demnach dauert – es fehlten manche Funktionen. Die Kernfunktionen sind derweil aber alle da, auch Kalender, Delegation, usw. und so Dinge wie Aufzeigen, was wichtig für mich ist, Mail-Threading, Integration von Connections Files und Box, Wiedervorlage und neben vielen weiteren Dingen insbesondere die wirklich schön aufgeräumte Oberfläche. So macht es nahezu Spaß mit E-Mail zu arbeiten!

Auch wenn es zeitweilig etwas schleppend weiterging: Unser neuer Entwicklungspartner HCL setzt eine bemerkenswerte Energie in die Finalisierung und Weiterentwicklung der Funktionalitäten, insbesondere auch für die on premises-Variante. Hier ist diese Woche gerade die neue Version 1.0.4 herausgekommen und – soweit ich gehört habe – werden in diesem Jahr noch zwei weitere Punkt-Releases kommen.

Wer also eine wirklich moderne und neu gebaute Lösung für E-Mail nutzen möchte – und das auf Basis der besonders performanten und sicheren Domino-Technologie – dem sei ein Test von IBM Verse dringend empfohlen. Für Bestandskunden ist es besonders einfach und im Aufsetzen ähnlich wenig Aufwand wie das Aufsetzen von iNotes. Auch der Ressourcenbedarf ist vergleichbar. Natürlich helfen wir auch gern.

Wer sich für diese Technologie interessiert, aber auch alles andere, was mit dem neuen Release 10 aller Domino-Familienprodukte kommen wird, sollte sich schon mal den 9. Oktober in Frankfurt vormerken. Hierzu wird es im Rahmen der IBM Think ein größeres Special geben. Demnächst auch hier von mir mehr dazu.

Ihr

Tom Zeizel

PS.: Wegen der Urlaubszeit werde ich meine Blogfrequenz in den nächsten Wochen etwas einschränken. Im September dann wieder wöchentlich.