Das bald neue HCL Connections V7 als agiles Zentrum der Zusammenarbeit

Das abrupte Umstellen der Arbeitsmodi während des Corona Lock-Downs hat gezeigt, wie sinnvoll und effizient Connections Unternehmen bei der Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen unterstützen kann. Persistente Chat Team Tools, die letztendlich nur eine Zeitleiste (Time-Line) als Navigationsmodus haben, sind allein doch überfordert. Hier spielt Connections seine Stärken aus, indem zum einen Informationen und Dateien in deutlich mehr strukturierter Weise gesammelt werden können – und damit auch einfacher findbar bleiben – und zum anderen Mitarbeiter*innen viel gezielter und schneller erreichen können, indem man Experten und Inhalten „folgen“, ihre Aktualisierungen also (asynchron) abonnieren kann.

Das Connections-Entwicklungsteam rund um ihren Leiter, André Hagemeier , ist stolz darauf  V7 im Dezember als die schon zweite Version von HCL auf den Markt zu bringen. In der längeren Geschichte von Connections ist es, je nach Zählweise, bereits etwa die 12. Version. Mit anderen Worten: Connections ist nicht nur gereift, sondern hat sich auch immer weiterentwickelt.

Trotz der Mächtigkeit des Tools ist der Einstieg über einen Wizard („Touch Point“) heute sehr einfach und letztlich ist auch die Struktur mit ihren vier wesentlichen Elementen einfach überschaubar:

1. Mitarbeiterprofile / Telefonbuch
2. Direkter Zugriff auf eigene Inhalte (Blog, Wikis, Files, Activities, …)
3. Direkter Zugriff auf Team-Inhalte im Kontext (Communitys: Team- und Themenräume)
4. Orient Me: Zentrale Sicht auf jegliche Aktualisierungen (zentraler Activity Stream)

Connections V7 bringt weitere wichtige Vereinfachungen und neue Funktionalität:

• Communitys nennt sich eine Kernstruktur in Connections, in der sich verschiedene Funktionalitäten („Apps“) und dedizierte Zugriffsberechtigungen zusammenfügen. Genau genommen sind es Arbeitsbereiche für Gruppen und Teams. Das Aufsetzen einer solchen Community wird ab sofort durch einen neuen Wizard nochmals deutlich einfacher gemacht. Man legt nur noch den Namen und eine Kurzbeschreibung fest, wählt sich sodann eine Schablone (Template) aus, in der Wesentliches schon vorgegeben ist, und fügt dann noch Mitglieder mit entsprechenden Berechtigungen hinzu. Das war es dann schon.
• Als technischer Hintergrund für die Startseite in den Communitys wird jetzt die Highlights-Funktion genutzt, die aus dem Kontext des add-ons HCL Connections Engagement Centers (HCEC) stammt, mit dem man auch Intranets aufbauen kann. Dadurch ist es nun leichter möglich für jede Community sehr ansprechende und übersichtlichere – und damit leichter nutzbare Startseiten – einzurichten. (Die bisherige „Übersicht“-Seite bleibt verfügbar, ist im Standard aber nicht mehr die Startseite einer Community.)
• Ein Template transportiert nicht nur das Layout einer Community-Site, sondern auch eine vorgegebene Apps-Auswahl (Highlights-Startseite, Blog, Wiki, Dateien, usw. – je nach Auswahl) und – auch das ist neu – Inhalte, die bereits vorgefüllt sein können. Solche Templates können auch einheitlich als Firmenvorlage erfolgen – dann gemanagt durch die neue Rolle eines Template Managers.

Beispiele von Highlights-Startseiten in Communitys

Diese Neuerung zusammen vereinfachen die Nutzung des einzigartigen Community-Konzepts noch einmal wieder deutlich. In V7 ist aber noch mehr drin. Zwei Themen, die immer wieder angesprochen wurden, unter anderem in unserer Requirements-Datenbank, sind die beiden folgenden:

1. Roundtrip-Editing mit den lokal installierten, vollen Versionen von Microsoft Office, also Word, Powerpoint und Excel. Das ging auch bisher schon über die Desktop Plug-ins, wird nun aber einfacher und lässt sich direkt aus Connections anstoßen.
2. PDF Export von vielen Seiten aus Connections, etwa um sie zu archivieren oder zu drucken. Unterstützt werden Aktivitäten, Wikis, Blogs, Ideen-Blogs und Foren. Das funktioniert im Browser, aber auch in den mobilen Apps.

Und wir haben weitere, oft nachgefragte Requirements erfüllt: Für Outlook und SharePoint gab es schon länger eine Integration von einem Partner, die allerdings immer nur eines von beiden alternativ unterstützte und auch nicht auf Macs funktionierte. HCL hat es jetzt selbst von Grund auf neu gemacht und nun geht beides parallel und eben auch auf Macs und sogar mit Outlook online.

Wir wollen es gut machen!

Eigentlich hatten wir vor mit einer tiefen Integration zwischen Connections und Sametime zu beginnen, weil das die vielversprechendste Kombination für ein Digitales Büro der Zukunft ist, also eine Kombination aus strukturierter Ablage von Information, persistent Chat und auch besonders sicheren Web-Meetings abgerundet mit neuen Low Code Applikationserstellungsmöglichkeiten, wie etwa aus HCL Volt. Und – wie bei HCL nicht nur aus Sicherheitsgründen selbstverständlich – alles auch von on prem!

Wir wollen es gut machen! Das braucht manchmal etwas Zeit und Geduld. Mit dem neuen Sametime V 11.5 werden wir – auch im Sinne der deutschen Datenschützer – die wirklich einsam hervorragende Lösung, die nahezu allein am Markt die DSVGO-Anforderungen soweit erfüllen wird, dass die Datenschützer-Ampel für Sametime auf grün stehen wird, haben. Da das neue Sametime mit der von Grund auf neuen Web-Conferencing-Komponente erst im November so weit sein wird (u.a. weil wir auch auf uns sehr wichtige Open Source-Teile warten mussten, die erst jetzt fertig werden) haben wir die Zwischenzeit genutzt und sozusagen erst einmal „B vor A“ umgesetzt: Die Verbindung von Connections mit Microsoft Teams.

Microsoft Teams Nutzer leiden ja oftmals u.a. darunter, dass in man in größeren Teams oder länger währenden Projekten nur schwer etwas wiederfindet, weil es keine andere Strukturierung als eine, bzw. letztlich viele Timelines (eine pro Kanal) gibt. Hier bringt Connections genauso Mehrwert, wie bei der Möglichkeit Information im Unternehmen bewusst viral gehen zu lassen, also nicht nur dediziert zuzuteilen, weil man darüber oft zu Viele vergisst.

Die neue Integration in V7 ermöglicht nun bald eine vielschichtige Integration mit Connections:

• Einen Eins-zu-eins-Chat aus Connections heraus führen: Ein direkter Teams-Chat mit einer Person kann unmittelbar aus einer Connections-Profilkarte, der Sprechblase „Important-to-Me“ oder der Profilseite begonnen werden
• Inhalte über einen Kanal teilen: Inhalte von Seiten aus Connections können mit wenigen Klicks in einem Teams-Kanal gepostet werden
• Inhalte verbreiten, ohne dafür E-Mail nutzen zu müssen: Auch von MS Teams aus ist es möglich, aktuelle Connections-Inhalte, wie Community-Highlights, -Dateien, -Wikis oder anderes zu durchsuchen und in den Chat einzubinden.
• Connections Register-App in MS Teams: In Teams lassen sich Apps registrieren, die dann in Kanäle eingebunden werden können. Das geht nun ab V7 auch mit Connections.

Eine solche Kombination wird Teams-Nutzern deutlich helfen effektiver arbeiten zu können.

Und wer sich das alles schon einmal ansehen möchte hat tatsächlich die Möglichkeit das ohne großen Aufwand tun zu können. Teile von Connections V7 laufen bereits im Preview auf V7, also in einer Art Beta in einer Sandbox, zu der man Zugang bekommen kann. Das Dankeschön an die HCL Entwickler besteht dann darin möglichst detailliertes Feedback zu geben, damit wir es vielleicht noch besser machen können.

Und wie wird man auf V7 kommen?

Der Standardweg für einen Upgrade auf V7 ist übrigens der einfache in-Place Upgrade, also auf der gleichen Maschine. Sollte es Gründe geben doch auf andere Hardware umziehen zu wollen, so ist auch das möglich. Hierzu liefert HCL genaue Anweisungen.

Eine Connections-Infrastruktur besteht heute typischerweise aus zwei Teilen: dem klassischen WebSphere-Teil und einem neueren, optionalen Docker/Kubernetes-Teil, „Component Pack“ genannt. Letzterer wird langsam immer wichtiger und viele der Neuerungen in V7 werden dessen Einsatz erfordern. Da noch nicht alle Unternehmen Erfahrungen mit Docker und Kubernetes gesammelt haben, versuchen wir den Einstieg möglichst einfach zu gestalten. Dazu gibt es für einen besonders vereinfachten Einstieg eine (in der Mächtigkeit eingeschränkte) Lite-Version mit erklärenden Videos, teilweise auch Workshops zur Vertiefung des Wissens, und nicht zuletzt auch Scripts, mit denen sich eine vollständige Docker-/Kubernetes-Produktivumgebung mit Connections schon in wenigen Stunden aufsetzen lässt. Wem das zu komplex erscheint, der kann natürlich auch die Services eines der HCL Cloud Managed Service Partner in Anspruch nehmen. Sie bieten u.a. Connections komplett als Cloud-Service an.

Noch mehr Informationen zu Connections V7 und auch zu unseren Vorstellungen zum Digitalen Büro und den Produkt-Roadmaps für die nächste Zeit wird es auf der Digitalen Woche vom 9. bis 13. November im Internet geben. Dazu kann und sollte man sich jetzt schon anmelden!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH