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Tom Zeizels Blog: Was heißt eigentlich „teilen“?

Tom Zeizels Blog: Was heißt eigentlich „teilen“?

heute einmal kein Beitrag von mir, sondern von Peter Schütt aus unserem IBM Collaboration Solutions Team in D-A-CH. Er hat ein Thema aufgegriffen, dass sich jeder IT-Entscheider ansehen sollte. Letztlich geht es bei ihm darum, wie man zukünftig zusammenarbeiten sollte und was Tools-Entscheidungen auch mit Unternehmenskultur und Zukunftsperspektiven zu tun haben. Hier sein Original-Blog. Aber lesen können Sie ihn auch hier:

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Was heißt eigentlich „teilen“?

Bei Diskussionen zum Thema Zusammenarbeit, taucht immer wieder das Wort „teilen“ auf, meistens im Zusammenhang von „Informationen teilen“, manchmal auch etwas höher gegriffen „Wissen teilen“. Wie steht es eigentlich damit? Ist es noch im Fokus? Was machen Unternehmen heute um es zu fördern? Wollen sie das überhaupt (noch)? Der Versuch einer Klärung:

Was sind die Treiber, wenn es um den modernen Arbeitsplatz geht?

Es ist heute so oft vom „Arbeitsplatz der Zukunft“ die Rede, vom Digitalisieren der Arbeitsplätze, ja von einer ganz neuen Kultur des Zusammenarbeitens. In dem Zusammenhang taucht immer häufiger das Modell der „Garage“ als Thema auf, womit nicht der Unterstand für den schönen Oldtimer gemeint ist, sondern die fast leere Garage, in der Typen wie einst Bill Gates angefangen hatten Großes zu entwickeln, in der man mit wenigen Mitteln und viel Kreativität im kleinen Team – oft zu zweit – eine außerordentliche Innovationskraft hervorbrachte.

Nun gut, es wird nicht reichen neue Leute in die damalige Garage von Bill Gates (oder einen Nachbau) zu stecken und zu hoffen, dass die dann ähnlich kreativ erfolgreich werden. Denn es geht nicht um die Garage, sondern um die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Platz – und vielleicht noch etwas um die Rahmenbedingungen. Das unterliegt oft eher einem Zufall als dass es sich managen lässt. Und es muss auch nicht alle fünf Minuten die ganz große Idee sein. Im Arbeitsalltag reicht schon eine gute Performance. „Getting Things done“ ist oft schon mehr als Durchschnitt. Aber das dann schnell und in guter Qualität. Dann ist der Kunde zufrieden oder zumindest der Chef.

Es geht auch nicht nur um die Besten im Unternehmen, die man fördern muss. Natürlich muss man das. Aber die Besten können sich meistens selbst sehr gut organisieren. Man muss sie fortlaufend motivieren, um sie bei der Stange zu halten. Sich brauchen aber eher Freiräume als Kümmerer. Zudem sind es wenige.

Man sollte seine Energie auch nicht bei den Low Performern verbraten. Hier gilt viel zu sehr die 80:20 Regel: viel Aufwand und wenige Erfolgsaussichten. Was aber wirklich Sinn macht ist sich mit dem Bauch der Gaußkurve der Organisation zu befassen – den vielen normalen Mitarbeitern.

Wie macht Teilen Mitarbeiter erfolgreicher?

Eine Rahmenbedingung in einer Garage ist das direkte und sofortige Teilen aller Informationen – ein Zurückhalten gibt es nicht. Der US-amerikanische Musiker Jack Johnson hatte 2006 mal einen kleinen Hit mit dem „Sharing Song“ – Quintessenz: „It’s always more fun to share with everyone”. Schön gesagt, denn auch der Fun-Faktor kommt dazu. In dem Lied zitiert er aber eigentlich nur den christlichen, seit 2000 Jahren bestehenden Ansatz des „geschwisterlich Teilens“.  Ich glaube, dass das auch das grundsätzliche Erfolgsrezept für einen modernen Arbeitsplatz ist. Niemand kann es allein – vielleicht mal von einzelnen Genies abgesehen, aber die habe ich ja aus der Betrachtung sowieso rausgenommen.

Als Zuständiger für IBM Collaborations Solutions Strategien in D-A-CH interessant mich naturgemäß neben einer allgemeinen Betrachtung noch mehr, was sich dazu mit IT-Tools machen lässt. Und da fällt mir auf, dass sich immer wieder Tools etablieren, die nicht diesem Paradigma entsprechen, die ein „geschwisterlich Teilen“ nicht fördern, sondern eher sogar behindern. Trotzdem sind sie am Markt nicht wenig erfolgreich. Warum ist das so?

Bewundernswert finde ich der Ansatz von Volkmar Denner, dem Chef der Robert Bosch GmbH. Trotz einer Größe von über 400.000 Mitarbeitern glaubt er, dass man bei Bosch auch „Startup“ kann und fordert seine Mitarbeiter auf das Wissen des Unternehmens im Unternehmen (und nur dort!) möglichst effektiv zu teilen. „Ich möchte im Unternehmen eine Startup-Kultur etablieren. Ich möchte, dass wir ständig Neues wagen“, so Denner 2015. Eine Maßzahl als Beispiel dazu: Während bei vielen Unternehmen, die IBM Connections nutzen, um die 80 Prozent der Communitys geschlossen sind, sind es bei Bosch nur ein wenig mehr als 10 Prozent. Mit anderen Worten, Teilen ist dort der gewollte Standard und nicht umgekehrt – und wird auch so gelebt.

Was heißt das konkret? Der Standard in IBM Connections, egal ob für eine Community oder ein Dokument ist erst einmal, dass es jeder im Unternehmen sehen und vor allen Dingen auch einfach finden kann – entweder über eine Textsuche oder über die Person, die sie erstellt, bzw. es geschrieben hat. Wirklich schützenswerte Inhalte kann man natürlich in der Sichtbarkeit und den Zugriffsrechten einschränken. Vor ein paar Jahren gab es dazu mal den damaligen Modebegriff „Social Sharing“.

Im aktuellen politischen Klima einer weit verbreiteten Rückwärtsorientierung geraten die Vorteile eines solch offenen Teilens aber scheinbar unter Druck. Das klassische Muster aus den Zeiten der Gruppenlaufwerke, das der reinen, letztlich hierarchischen Verteilung ohne Möglichkeiten zum „Social Sharing“, greift wieder mehr und mehr um sich.

Für die Mitarbeiter bedeutet es, dass

  • Man wissen muss, dass es ein Dokument gibt. Einfach so finden, etwa per Zufall als so genannter „Wissensunfall“, kann man es nicht.
  • Man muss wissen, wer das entsprechende Zugriffsrecht hat und einen ebenfalls auf die Liste nehmen kann.
  • Man sich die URL, die Adresse, unter der man es finden kann, explizit speichern, weil man es sonst nicht wiederfinden kann. Und man muss diese Listen wichtiger Dokumente selbst irgendwie pflegen.

Viele Unternehmen setzen auf Tools, die eben nur genau das können. Beispiele sind Microsoft SharePoint (warum heißt das eigentlich „Share“Point. Müsste es nicht DistributionPoint heißen?), Dropbox, Box, usw. Es macht Zusammenarbeit wieder ungleich schwerer, weil man davon abhängig wird, dass man beim Verteilen eines Dokuments berücksichtigt wurde. Ansonsten muss man sich – wenn man überhaupt Kenntnis davon bekommt – zeitaufwändig darum bemühen Zugriff zu bekommen und dabei auch noch den Autor bei seiner aktuellen Arbeit unterbrechen. Effizienz geht anders.

Was so allerdings hofiert wird, ist das alte und eigentlich überkommene „Wissen ist Macht“. Man kann seine Arbeitsprodukte, die in der Regel eigentlich dem Unternehmen gehören, verschließen und andere zwingen erst einmal Bitte zu sagen. Das mag das Ego streicheln. Produktivitätsfördernd im Sinne des Unternehmens ist das nicht. Wissensunfälle werden so stark behindert, wenn nicht fast ausgeschlossen. „Garage“ ist das auch nicht. Warum entscheiden dann viele Entscheider heute immer noch oder sogar wieder vermehrt für den Einsatz solcher Tools?

Darauf habe ich keine wirkliche Antwort. Meine Vermutung ist entweder aus Unwissenheit oder weil sie sich nicht wirklich dem Erfolg des Unternehmens verpflichtet fühlen … und es ja früher auch so war. Push statt Pull. Ich glaube, Entscheider sollten sich viel mehr bewusst machen, wo sie mit ihrer Firmenkultur hin wollen. Solche Entscheidungen haben oft sehr langfristige Folgen. Und Veränderung ist im ersten Schritt aufwendiger als einfach so weitermachen. Veränderung hat aber das Potenzial wirklich Schritte nach vorn zu machen, persönlich und als Unternehmen.

Ein Tool ist eben doch nicht nur ein Tool. Und Teilen muss man wollen.

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Da bleibt mir nur Ihnen einen guten Start in die Woche zu wünschen!

… und nicht vergessen: unbedingt noch schnell zu den Domino V11 Jams in der nächsten Woche in Frankfurt und Wien anmelden! Details hier.

Ihr

Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH

Tom Zeizels Blog: Hand in Hand – oder mit dem Kopf durch die Wand?

Tom Zeizels Blog: Hand in Hand – oder mit dem Kopf durch die Wand?

Vorab möchte ich eine Selbstverständlichkeit bezogen auf diesen Blog hervorheben: Was hier steht ist meine persönliche Meinung und es ist kein offizielles Statement der IBM, das ich hiermit abgebe oder zitiere. 

Dies gesagt – die Zeiten sind wie sie sind. Nach vielen Jahren einer gesellschaftlichen Kontinuität, entstanden aus der Kriegserfahrung unserer Eltern und Großeltern, den harten Aufbaujahren der Nachkriegszeit und der „68-ger“-Studentenrevolte, die den Muff der 50-ger Jahre beseitigen sollte, und sodann vielen Jahren einer zunehmenden wirtschaftlichen Blüte in West- und später dann Gesamtdeutschland, scheint die sanfte Fortentwicklung plötzlich vorbei zu sein. So erleben wir im Moment eine Phase der Umbrüche unserer Welt, die viele Menschen sehr verunsichert und ihnen sogar Angst macht. Da geht es plötzlich um die Aufkündigung von Handelsabkommen, neue Zölle, Reisebeschränkungen, und viel mehr. Tatsache ist, dass es in vielen Ländern Politiker gibt, die sich als „starker Mann“ positionieren und den Eindruck zu erwecken versuchen, dass sie intuitiv „genial“ wären und man ihnen nur folgen müsse. Und sie finden Unterstützer. Hoffen wir dass das nicht in den Abgrund führt.

Besonders interessant ist dabei der Werdegang des momentanen amerikanischen Präsidenten. Aufgestiegen als Immobilienmakler präsentierte er seine Familie in einer TV-Sitcom – ein Format, in dem nicht die Realität die Geschichte schreibt, sondern die Einschaltquoten, also die erzielte Aufmerksamkeit, nach der die Geschichte permanent neu ausgerichtet wird. Es ist auffallend, wie sehr dieses Prinzip Eingang in seinen Politikstil gefunden hat: Er ist der erste Präsident, der in erster Linie über soziale Medien (Twitter) kommuniziert und das scheinbar ziemlich aus dem Bauch heraus. Fakten spielen da oft keine Rolle und schnell wird auch mal wieder etwas widerrufen. Nur eines stimmt: er bekommt sehr viel Aufmerksamkeit.

Das Problem ist, dass es hier nicht um eine Fernsehsendung geht, sondern um reale Politik, um die reale Weiterentwicklung des mächtigsten Landes der Gegenwart. Offensichtlich hat er das solange erfolgreiche System des Hand-in-Hand-Gehens oder der Balance von Give & Take zwischen den Ländern aufgekündigt. Jetzt heißt es „America first!“, ohne dass jeweils geprüft wird, ob die ausgerufenen Aktionen, die ja oft in einem komplexen Umfeld wirken, nicht letztlich doch wieder eher negativ für Amerika und insbesondere die Wähler von Donald Trump sind. Das scheint egal zu sein, solange die Aufmerksamkeit extrem hoch bleibt. Und in vielen anderen Ländern scheint Ähnliches mit ähnlichen Regierenden abzulaufen.

Ich maße mir nicht an beurteilen zu können, warum Menschen wählen wie sie wählen. Vieles muss eine gute Demokratie auch aushalten. Auffällig scheint mir jedoch, dass sie eines gemeinsam haben: Sie fühlen sich als Verlierer in unserer freien Welt. Zwänge, wie sie Religion, Politik und finanzielle Abhängigkeiten – früher oft Garant für lebenslange Ehen – oder in der ehemaligen DDR die Partei mit ihren Vorgaben, aber auch ihrem Kümmern, früher geboten hatten, sind weitgehend verschwunden. Wer heute in dieser freieren Welt zurechtkommen will, muss sich deutlich mehr selbst organisieren, selbst das Zepter in die Hand nehmen, Verantwortung übernehmen. Das muss man gelernt haben. Es hat aber nicht jeder –  und nicht jeder kann sich so schnell umstellen, wie die Zeit voranschreitet. Hier ist Unterstützung und gesellschaftlicher Konsens gefragt.

Nun wird der eine oder andere geneigte Leser dieses Blogs denken, jetzt „spinnt der Tom“. Dem ist nicht so, aber die Frage, warum schreibe ich das heute, ist duchaus gerechtfertigt.

Das Thema Konsens und zusammen Wirken hat durchaus auch viel damit zu tun, wie heute Collaboration-Lösungen gestaltet sind. Unterschiedliche Software-Lösungen fördern und bedienen unterschiedliche Kulturen. Da ist einerseits der Weg des „gemeinsam etwas erreichen Wollens“ und alternativ der Weg nur auf Anweisungen etwas zu tun. Letzterer suggeriert die Sicherheit keinen Fehler zu machen, lähmt allerdings auch die Weiterentwicklung des Unternehmens. Wenn es nach dem Trump’schen Quotenprinzip gehen würde, würde man sowieso immer zunächst schauen, wie es alle anderen gemacht haben und dem dann folgen. Das wäre das Ende der Innovation. Das sich dadurch einstellende Festhalten am „wie es immer war“ ist definitiv auch kein Garant für das ewige Wohlfühlen, denn Unternehmen, Organisationen und Staaten, die sich nicht weiterentwickeln, gehen bekanntermaßen irgendwann unter, weil sie nicht mehr konkurrenzfähig sind – auch dafür haben wir ein reales Beispiel auf deutschem Boden gehabt.

Aber es ist mehr, viel mehr. Ginni Rometty, die Geschäftsführerin der IBM, betont immer wieder auch die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen. Sie hat erst kürzlich wieder erklärt, dass sie IBM mit der über 100-jährigen Geschichte hier an zahlreichen Stellen in der Pflicht sieht. Drei Beispiele:

  1. IBM als Wegbereiter einer verantwortlichen Nutzung neuer Technologien, wie etwa von Artificial Intelligence (AI). Dazu gehört dann in dem Fall
    1. den Zweck zu definieren – als unterstützende Hilfe und nicht als Ersatz für Arbeitnehmer,
    2. den Besitz der Daten und Insights klarzustellen – Besitzer ist nur der Kunde und nicht der Datenverarbeiter und
    3. die technischen Möglichkeiten mit einfachen Worten zu erklären – sodass sie jeder verstehen kann und sich mitgenommen fühlt.
  2. Der Welt besser machen: IBM als Unterstützer der Initiative der Vereinten Nationen und des Roten Kreuzes mit Namen „Call for Code“, wo es in einem Crowdsourcing-Ansatz darum geht neue, vorrausschauende Lösungen zu entwickeln, um die Auswirkungen von Naturkatastrophen, die eben sehr viele Menschen betreffen,  abzumildern.
  3. Vielfalt und Integration – bei der IBM durch das Vertreten entsprechender Werte und schaffen entsprechender Arbeitsplatzrahmenbedingungen.

Ich finde es auch gut, dass IBM versucht neue Softwarelösungen so zu gestalten, dass sie eine Kultur der Freiheit und Innovation fördern – nicht erfordern, aber fördern. Das ist als Beispiel Mitarbeitern in Unternehmen die Möglichkeit zu geben sich nach Fähigkeiten und Know-how einzubringen. Und sei es nur durch die einfache Möglichkeit Dateien im gesamten Unternehmen sharen zu können oder andersherum von der Arbeit aller im Unternehmen zu partizipieren – so wie es Start-ups ganz natürlich machen. Und nicht auf feste Strukturen in Teamräumen und Gruppenlaufwerken beschränkt zu sein, die den Wissensaustausch ausbremsen. Oder die Möglichkeit sich im Intranet frei einbringen zu können, um damit die Ergebnisse des Unternehmens zu verbessern, selbst wenn man nicht zuständig ist. Die Ängste der Mitarbeiter der Abteilung „Internen Kommunikation“ deshalb den Job zu verlieren, sind völlig unbegründet. Es kann aber sein, dass sich deren Aufgabenfeld etwas ändert. Ein gutes Change Management hilft sich hier sanft weiterzuentwickeln und alle mitzunehmen.

Ich glaube, dass unsere Gesellschaft keine „genialen“ Regierenden braucht – die gibt es eh nicht und die, die sich dafür halten sind es schon gar nicht. Stattdessen brauchen wir eine Art gesellschaftliches Change Management. Eine klare Aufgabe für die Parteien hier Visionen zu entwickeln statt Sommertheater um Karrierepläne zu veranstalten.

Genauso sollte jedes Unternehmen seine eigenen Visionen haben und umsetzen – und dann darauf achten, dass auch die Schwächeren mitgenommen werden. Bei der Auswahl von neuen  Softwarelösungen heißt das auch bewusst darauf zu achten, gewünschte Auswirkungen im Sinne  einer Weiterentwicklung der (Unternehmens-)Kultur auch zu erzielen. Helfen kann IBM dabei die passenden, modernen Lösungen zu finden und sie mit einem maßvollen Change Management umzusetzen. Wie das im Einzelnen aussieht und welche Möglichkeiten es gibt, erläutere ich Ihnen (oder jemand aus meinem Team) ebenso gern in einem persönlichen Gespräch.

So, das war mal ein etwas anderer Blogbeitrag. Ich bin sehr gespannt auf Ihre / Eure Reaktionen und wünschen allen ein schönes Wochenende !!!

Ihr / Euer

Tom Zeizel