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IBM Connections – Wissensorientierte Zusammenarbeit in Teams und Projekten

Unternehmen müssen agiler und dynamischer auftreten – dies hört man heute in jedem Management Seminar. Diese Dynamik soll in der Zukunft bereits an jedem einzelnen Arbeitsplatz beginnen. Traditionelle Tools, die bisher nur am Schreibtisch nutzbar sind, sollen mobiler, sicherer und gemeinschaftlicher gestaltet werden. Hierdurch wird die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter deutlich gesteigert.

Konventionelle Tools der Zusammenarbeit können aufgrund der raschen Weiterentwicklung der Wirtschaft nur noch mit Abstrichen genutzt werden. Denn immer mehr Mitarbeiter haben das Bedürfnis, ortsunabhängig und flexibel zu arbeiten. Dazu kommt noch, dass aufgrund des hohen Aufgabenvolumens oftmals mehrere Aufträge/Projekte gleichzeitig ausgearbeitet werden müssen.

Die sogenannte „Shared-Economy“ setzt sich im internen Arbeitsumfeld durch. Ideen einzelner werden geteilt und Projekte gemeinsam gestaltet. Um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen benötigt der einzelne Mitarbeiter für viele Arbeitsprozesse im Alltag fachspezifische Informationen. Aufgrund des massiven Informationsüberflusses bei öffentlichen Suchmaschinen kostet die Informationssuche jährlich durchschnittlich 15.000 Euro pro Informationsarbeiter (Feldman, Susan: Hidden Cost of Information Work: A Progress Report). Denn auch innerhalb von Unternehmen ist es nicht einfach die benötigten Informationen zu finden: Es fehlt an übergreifenden Suchmöglichkeiten oder auch an Zugriffsberechtigungen und die Ablage erfolgt scheinwahllos in verschiedensten Tools. Dadurch kommt es zu einem hohen Zeitaufwand sowohl für die Suche an sich als auch hinsichtlich der Bereitstellung von Informationen. Dies ist ein Kostenfaktor, den man mit strukturierten unternehmensinternen Informationsplattformen erheblichen senken könnte.

Das Wissen erfahrener Mitarbeiter, welche die Entwicklung des Unternehmens noch zum größten Teil miterlebt haben, wird meistens weder erfasst noch verteilt. Dadurch geht wertvolles Know-How mit viel Potenzial verloren oder bleibt entsprechend ungenutzt. Aus dem Wissen Einzelner soll ein Mehrwert für die Gesamtheit erzielt werden. Relevante Informationen müssen für das gesamte Unternehmen gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Denn erst dann entstehen unternehmensübergreifende Synergien.

Durch gezielt organisierte Zusammenarbeit in Projekten kann genau dieser Aspekt – das Teilen von Wissen –  optimiert werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Um hierbei die Effektivität des einzelnen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und deren Wissensaufbau zu fördern, sollten diese an mehreren Projekten mit unterschiedlichen Personen im gleichen Zeitrahmen arbeiten können. Der Erfahrung nach gelingt die Zusammenarbeit mit traditionellen Tools – Office Dokumente in Gruppenlaufwerken und E-Mail – nur teilweise und die Ergebnisse sind meist nicht zufriedenstellend. Die mündliche Kommunikation und die direkte Face-to-Face-Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird erschwert und verlangsamt einzelne Arbeitsprozesse massiv. Somit muss man mit konventionellen Kollaborationstools zwischen zwei extremen Fällen abwägen. Entweder führt die direkte Zusammenarbeit aufgrund des hohen Zeitaufwands zu Ineffizienz oder es kommt aufgrund mangelnder Kommunikation zur Informationsasymmetrie.

Um trotz der Komplexität eine gewisse Agilität im Arbeitsalltag zu erhalten, benötigen Unternehmen eine Lösung, um sowohl kollaborativ, als auch effizient arbeiten zu können. Durch Kollaboration im Arbeitsalltag soll ein Mehrwert und kein größerer Zeitaufwand entstehen. Die Zusammenarbeit kann unter solchen Bedingungen nur mithilfe einer digitalen Plattform erfolgen. Das Unternehmen benötigt eine angepasste Kommunikations- und Managementlösung für das gesamte Netzwerk. Durch eine digitale Plattform, die sowohl die interne Kommunikation als auch die gemeinsame Ausarbeitung von Projekten erleichtert, kann die geforderte Dynamik im Arbeitsalltag erreicht werden.

Hierfür bietet IBM das Collaboration-Portfolio an. Bei dieser Produktreihe handelt es sich vor allem um moderne Anwendungen, die den Mitarbeiter ins Zentrum des Unternehmens stellen. Das Potenzial jedes einzelnen Mitarbeiters stellt einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt dar. Die Collaboration-Tools ermöglichen nicht nur die interne Kommunikation, sondern bieten auch eine Plattform zur Förderung von kollaborativen Projekten und Innovationen mit Partnern, Kunden, usw. an.

Das am Markt führende Tool für kollaborative Zusammenarbeit „IBM Connections“ gibt es als on prem Lösung und in der Cloud. In der Cloud-Variante sind optional weitere Funktionsbausteine bereits tief integriert, wie Instant Messaging, Web Meetings und auch E-Mail. IBM Connections bietet alle notwendigen Apps, wie Wikis, Blogs, Foren, Dokumente inklusive „Mein Laufwerk“ zur Synchronisation, usw. an um auch Power-User zufrieden zu stellen. Indem man unmittelbar darin arbeitet, wird das Wissen „on the fly“ ohne Extraaufwand gesammelt und ist danach für alle Mitarbeiter, die die Informationen grundsätzlich sehen dürfen, sehr leicht findbar. Kognitive Funktionen weisen sogar auf  neune Eintzräge, die für eine Person wichtig sein könnten, direkt hin. Damit hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf gesuchte Informationen, die für die jeweiligen Projekte benötigt werden, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

IBM Connections verbindet nicht nur die Ideen einzelner Personen, sondern auch die Mitarbeiter untereinander. Durch diese Lösung der Zusammenarbeit können interne Communitys gebildet werden, in denen sich die Nutzer mit ihren Stärken und Fähigkeiten präsentieren. Einzelne Personen können sich in Form über Tags als Spezialisten zu bestimmten Themen ausweisen. Sobald andere Kollegen einen bestimmten Fachmann suchen, kann über die Suche, die solche Tags mit auswertet, die relevante Person gefunden werden.

Die größte Komplexität entsteht jedoch bei der Organisation und Durchführung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit. Die Connections App „Dateien“ (Files) bietet die Möglichkeit für mehrere Personen ortsunabhängig simultan am selben Dokument zu arbeiten. Somit können im Arbeitsalltag Prozesse vereinfacht werden, was u.a. zu Zeiteinsparungen führen kann.

So helfen die Funktionen von IBM Connections bei der Weiterentwicklung zu einem agilen Unternehmen, das auch nach außen hin zukunftssicher aufgestellt ist. Und das ganz nach dem Motto: „Schöpfen Sie mehr Wert aus den bestehenden Verbindungen, die zwischen den Menschen innerhalb Ihrer Organisation bestehen.“

 

Am 20.02.2018 erwarten Sie wertvolle Infomationen, wie ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft die Zusammenarbeit, die interne Kommunikation und die Interaktion der Mitarbeiter fördert, und zwar schon heute.