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Wenn sich Collaboration und Content Management ergänzen

Tom Zeizel’s ICTS Freitags-Blog: Wenn sich Collaboration und Content Management ergänzen
Eine neue Art zu arbeiten – A new Way to work, wie wir es bei IBM nennen – heißt für mich als Basis eine Collaborations-Plattform zu haben, die mit verschiedensten Komponenten unterschiedliche Arbeitsweisen und Projektformen unterstützt. Dabei sollte der Mensch als Wissensträger im Vordergrund stehen – auch in Zeiten künstlicher Intelligenz. IBM Connections ist dafür ein hervorragendes und laut IDC schon seit 8 Jahren durchgängig führendes Tool am Markt.

Es gibt allerdings auch Szenarien, bei denen es praktisch gar nicht um Zusammenarbeit geht, sondern lediglich um Prozessdokumente, etwa Rechnungen. Oder auch das Teilen von Dokumenten mit Externen, zum Beispiel Ausschreibungen. Wie halten Sie es mit solchen Dokumenten? Schicken auch Sie diese per Mail hin und her und scheitern dann oft an der Dateigrößenschwelle der Firewalls?

Genau für solche und ähnliche Fälle gibt es „Enterprise Content Management Systeme“ – kurz ECM. Die klassischen ECM haben allerdings einen Makel: sind für die tägliche Arbeit von Nicht-Spezialisten oft zu komplex, nicht einfach zu bedienen oder lassen keine Einbindung von externen Partnern oder Kunden zu. Oft sind diese auch nicht mit den Collaboration-Plattformen verbunden und es entstehen so wieder Datensilos.

Um auch solche Anforderungen abdecken zu können haben wir bereits vor zwei Jahren eine strategische Entwicklungspartnerschaft zwischen IBM und Box (https://www.box.com/de-de/home) geschlossen. Diese geht weit über eine reine Vertriebspartnerschaft hinaus. Wir bündeln unsere Kompetenzen und Erfahrungen in den Bereichen Collaboration, ECM und Cloud und entwickeln gemeinsame Lösungen, die sich in unterschiedlichen Bereichen ergänzen.

Abgeschlossene Projekte zeigen, dass sich die Nutzung von Box als Content Basis überall dort anbietet, wo mehr als eine zentrale Dateiablage kollabarativer Dokumente gefordert ist, gleichzeitig aber auch eine einfache Bedienbarkeit, und trotzdem nicht auf klassische ECM Funktionen, wie granulare Rechteverwaltung, Zugriffsregeln, Ablaufdaten, Wasserzeichen, automatische Löschung und Ordnerstrukturen verzichten werden soll. Wenn dann noch Anforderungen in den Bereichen Governance und einfach Einbindung externer Anwender ohne großen IT Aufwand dazu kommen und die Nutzung einer Cloud Umgebung kein Hindernis darstellt, führt meiner Meinung nach an Box als Erweiterung schon kaum noch ein Weg vorbei.

Dass es eine Cloud-Lösung ist, sollte in diesem Fall eigentlich kein Grund für Bedenken sein, denn die Einhaltung geltender Sicherheitsanforderungen, bis hin zu GDPR und BSI C5 Testat sind genauso gegeben, wie die Möglichkeit des Haltens der Inhalte in europäischen Rechenzentren.

Seit ein paar Tagen ist nun auch die erste gemeinsame Entwicklung unserer Partnerschaft verfügbar: Box Relay (https://www.box.com/collaboration/relay-workflow).

Bei Box Relay handelt es sich um eine optionale Workflow-Erweiterung für die in Box gespeicherten Dokumente, die direkt von Mitarbeitern aus den Fachabteilungen genutzt werden kann und IT-Administrationsaufwand verringert. Workflows können dabei als Vorlagen gespeichert, geteilt und wiederverwendet werden. Nutzer haben jederzeit einen transparenten Blick auf den Bearbeitungsstand eines Workflows, können Aufgaben zuweisen, diese zurückweisen oder freigeben. Genau wie Box, erlaubt auch Box Relay die Einbeziehung von Externen, was die Zusammenarbeit zusätzlich erleichtert.

Integrationsszenarien von Box

Box hat eine Vielzahl von Vertriebspartnerlösungen, die flexibelste Einbindungen ermöglichen, unter anderem für Microsoft Produkte, wie Office 365, oder auch von Salesforce. Für weitere lassen sich gut beschriebene APIs nutzen, sodass manche Kunden Box auch als reine Backend-Infrastruktur nutzen und darüber komplett eigene Anwendungen und Nutzeroberflächen bedienen.

Eine entsprechende Einbindung gibt es natürlich out-of-the-Box im Rahmen unserer Partnerschaft auch für verschiedenste IBM-Lösungen. So können IBM Connections-Nutzer Box in ihre Communitys einbinden – sowohl in der Cloud als auch on prem Variante von Connections. Auch damit ist es möglich mit Externen Dokumente auszutauschen, und sogar ganz ohne dass diese Externen als Nutzer in Connections angelegt werden müssen oder ihnen Zugriff auf andere Funktionen einer Connections Umgebung gegeben werden muss. Man kann Box aber natürlich auch ohne Connections nutzen … Auch mit IBM Verse E-Mail ist eine unmittelbare Integration vorbereitet, sodass man statt Anhänge zu versenden Links auf in Box abgelegte Dokumente versenden kann, womit das Problem mit der Größenbeschränkung in den Firewalls erledigt wäre. Und selbst die Nutzung von IBM Docs kann für Box konfiguriert werden, was ein paralleles Arbeiten an Office Dokumenten ermöglicht, wie man es auch aus Connections kennt. In Box lassen sich übrigens über 120 verschiedene Dateitypen direkt im Browser anschauen, ohne die entsprechenden Anwendungen installiert haben zu müssen.

Wenn auch Sie sich fragen, wie Sie zu einem neuen, kollaborativen Arbeitsplatz kommen, in dem Sie Zusammenarbeit von Personen, also verantwortlichen Wissensträgern, fördern, es aber auch mit vielen Dokumenten und Dateien zu tun haben, dann reden Sie mit uns – wir können beides und auch zusammen.

Ihr

Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH

Dateianhänge: Der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit

Sie sind der Beginn allen Übels. Sie verstopfen E-Mail-Postfächer. Sie verteilen sich wie Pollen auf lokalen Festplatten. Sie sind nicht kontrollierbar. Und sie sind der Tod vernünftiger digitaler Zusammenarbeit. Von was spreche ich? Dateianhänge. Seitdem E-Mail den Einzug gehalten hat, werden Dateien, meist Texte, Tabellen und Präsentationen, aber vermehrt auch Grafik- und PDF-Dateien als Dateianhang verschickt. Von einer Person an zehn Empfänger. Diese zehn Empfänger verteilen sie dann weiter. Und oft wird von verschiedenen Personen an den Dokumenten editiert. Und schnell stellt sich die Frage, was denn nun die aktuelle und richtige Version einer Datei ist.

Nun haben wir eigentlich seit Jahren die Werkzeuge zur Verfügung, um diesem Chaos ein Ende zu machen. Doch weit gefehlt. Keine der Lösungen hat bisher wirklich Abhilfe beim Dokumenten- und Dateienchaos geschaffen. Weder die frühen Dokumentenmanagement-Systeme wie PC Docs noch ein Sharepoint oder ein Box. Dies ist auch die Geschichte meines persönlichen Scheiterns. Vor vielen Jahren habe ich bei meinem damaligen Arbeitgeber PC Docs im deutschen Markt eingeführt. Direkt integriert in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation konnten die Anwender ihre Dateien im DMS speichern und versionieren (aber zum Thema Versionieren gleich mehr). Eigentlich genial wurde dies in vielen Systemen kopiert und ist heute Standardfunktionalität in Dokumenten Management Systemen. Aus der Dokumentenverwaltung heraus konnten schon damals Links zu den im System verwalteten Dokument verschicken und eben nicht Dateianhänge. Auch dies ist heute gang und gäbe in den meisten Systemen.

Doch all das hat nichts daran geändert, dass viele, ja die meisten Anwender noch immer Dateianhänge verschicken und Dokumente lokal auf der Festplatte in eigenen Verzeichnisstrukturen unter mehr oder weniger kryptischen Namen speichern. Wir haben es nicht geschafft, die Arbeitsweise der Anwender zu ändern. Einerseits sind Gewohnheiten, die sich einmal eingeschliffen, nur schwer oder gar nicht abzulegen. Andererseits scheinen unsere Systeme noch immer nicht so einfach zu bedienen zu sein, dass die Anwender sie gerne nutzen und adaptieren. Ein Armutszeugnis.

Und so werden munter weiter Dateianhänge mit Namen wie „VertragMeierV3a.doc“ verschickt, während ein anderer Anwender bereits an „VertragMeierV4b.doc“ arbeitet. Konsistente Dokumente, wo jeder weiß, was die richtige, aktuelle Version ist? Von eine nachvollziehbaren Versionsverwaltung, mit der man die Bearbeitung nachvollziehen kann, sind wir noch immer weit entfernt.

Und täglich erfahre ich, dass selbst in leistungsfähigen Werkzeugen zur sozialen Collaboration, die integrierte Datei- und Dokumentenverwaltung mit leistungsfähiger Versionierung bieten, Dateien als Anhang in Wiki- und Blogbeiträge oder in Projekten und Aktivitäten abgelegt werden. Ein Horror für jemand, der sich mit dem Thema nun schon lange beschäftigt und an effizienteres, schlaueres Arbeiten im Büroalltag glaubt.

Doch nein, resignieren dürfen wir bei aller Frustration nicht. Das dicke Brett des Datei- und Dokumentenmanagements muss weiter gebohrt werden.

  • Wir müssen Dokumentenbearbeitung noch einfacher, komfortabler, eingängiger und natürlicher für Anwender machen.
  • Der Siegeszug mobiler Endgeräte und der Bedienung hilft uns auf diesem Weg. File Sharing, Dateien einfach mit Systemen wie beispielsweise Box teilen und auf allen Geräten vom Smart Phone über das Tablet bis zum Desktop über die Cloud synchron halten, ist ein weiterer Baustein.
  • Und der Ansatz, vom Menschen und dessen Arbeit und nicht vom Dokument zu kommen, wie wir es beispielsweise im Aktivitätenmodul oder den Communities von IBM Connections tun, ist erfolgskritisch.
  • Wenn dann noch gemeinsames, synchrones und asynchrones Arbeiten an Texten, Tabellen oder Präsentationen möglich ist, ist ein weiterer wichtiger Schritt getan. Wer einmal online im Browser beispielsweise mit IBM Docs zusammen an einem Angebot, einem Projektplan oder einem Vertrag gearbeitet hat, dem öffnen sich automatisch die Augen für effiziente Dokumentenbearbeitung und Vorteile von Versionierung.
  • Und schließlich muss Dateiverwaltung quasi natürlicher Bestandteil des E-Mail-Klienten sein. Ich erhalte eine Mail eines Kunden mit einem Dateianhang, einem Fragebogen. Ein Klick von mir in IBM Verse und der Dateianhang ist in IBM Connections Dateien oder in Box gespeichert. Ich leite die E-Mail an die Kollegen weiter, die mir den Fragebogen beantworten sollen, inklusive Link zu der Datei, die in der Dokumentenverwaltung abgelegt ist. Kein Dateianhang! Das System ist so intelligent, dass es diesen Kollegen automatisch die Zugriffsrechte auf den Fragebogen gibt. Und dann arbeiten wir gleichzeitig online oder asynchron am Fragebogen.

Noch einfachere Bedienung, an mobilen Geräten orientiertes Benutzerdesign, automatische Synchronisierung von Dateien zwischen allen Geräten, wirklicher komfortabler Dokumentenaustausch, nahtlose Integration von Dateimanagement-Funktionen in den E-Mail-Klienten und gemeinsame, synchrone Online-Bearbeitung von Dokumenten sind wichtige Bausteine, um dem Übel Dateianhänge zumindest etwas mehr Herr zu werden. Dazu muss ständige Aufklärung und Ausbildung kommen, wie ich es in diesem Video zu tun versuche. Und schließlich muss man es täglich in der eigenen Arbeit vorleben, um die Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Interessenten und Partner davon zu überzeugen, dass es schlaueres Arbeiten als Dateianhänge versenden gibt. Ganz sicher.

Stefan Pfeiffer

IBM bietet mit der IBM Connections-Familie eine Suite von Produkten an, zu denen neben dem weltweit führenden Enterprise Social Network der moderne Web E-Mail-Klient IBM Verse, Chat- und Meeting-Module ebenso gehören wie IBM Docs, ein Online Editor für Texte, Tabellen und Präsentationen. IBM setzt in seiner Strategie auf Partnerschaften mit Unternehmen wie Box oder Cisco, mit denen man zusammen mehr als nur eine Alternative zu Office365 und Google Apps for Work bietet. Die Produkte der IBM und der Partner werden in den kommenden Versionen mit kognitiven Funktionen durch die IBM Watson ausgestattet, um so intelligenter und schlauer zu arbeiten.

 

Frisch ge“press“t: CMSWire: Box Reveals Relay Workflow Tool, First Fruit of IBM Partnership

Comeback von [Lotus] Workflow?

IBM-Box Partnership Bears Fruit

This is the first co—developed product coming out of the IBM and Box partnership announced last year.

At the time, executives at both companies said the move would integrate Box’s cloud content collaboration platform with IBM Analytics and social solutions, IBM Security technologies and the global footprint of the IBM Cloud.

IBM, the companies said, would enable builders and developers to integrate Box APIs into enterprise apps and web services.

Fixing ‘Broken’ Workflows

With Relay, the promise of that partnership becomes a reality. Workflow in the enterprise is broken, Wacker told us, and the companies designed Relay to set things right.The product highlights IBM’s existing strength in workflows, through its Lotus Workflow tool — one of the few successful tools in the workflow market. …

He also argued that traditional enterprise content management tools (ECM) are too complex for most workers. …

Developed on Bluemix, IBM’s cloud platform, Relay aims to simplify the automation of processes including employee onboarding and training, streamlining budgeting and approving assets and contracts. …

he tool offers integrations with Office 365, Adobe and Salesforce which allows users to edit content and automatically save it in Box.

Source: Box Reveals Relay Workflow Tool, First Fruit of IBM Partnership