Empfang und Erstellung von E-Rechnungen

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen dem Empfang und der Erstellung von E-Rechnungen:

Empfangspflicht:

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format (nach EN 16931) zu empfangen und weiterzuverarbeiten – ganz unabhängig von ihrer Unternehmensgröße oder Branche.

Erstellungspflicht:

Auch die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen beginnt am 01.01.2025 – allerdings mit Übergangsregelungen:

• 2025–2026: Die Ausstellung darf weiterhin in anderen Formaten (z. B. PDF) erfolgen, wenn der Empfänger dem zustimmt.
• 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen – ohne Zustimmungspflicht des Empfängers.
• 2028: Die Pflicht gilt dann für alle Unternehmer – die Übergangsregelungen enden.

Achtung: Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung mehr. Nur strukturierte XML-Rechnungen nach EN 16931 gelten als rechtskonform und sind vorsteuerabzugsfähig.

Unternehmen sollten sich frühzeitig technisch auf Empfang, Anzeige und Validierung vorbereiten, damit die E-Rechnung mehr als eine Pflicht ist. Sie ist im Optimalfall ein Schritt hin zu effizienteren, digitalen Geschäftsprozessen.

Technische Umsetzung von E-Rechnungen: Was Entwickler wissen müssen

Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung stehen viele Unternehmen vor der Frage, welches Format sie nutzen sollen – und wie sich E-Rechnungen effizient erstellen und auslesen lassen. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung – das Format für Behörden

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) von öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben wird. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung ohne Medienbruch.

ZUGFeRD – das hybride Format

Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein PDF-Dokument im PDF/A-3-Standard mit einer eingebetteten XML-Datei. Besonders praktisch: Die Rechnung ist sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen lesbar.

Wichtig: Nicht alle ZUGFeRD-Profile erfüllen die EU-Vorgaben. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus, wenn die Rechnung den Anforderungen der EN 16931 genügen soll. Hier bieten sich stattdessen XML-Standards wie UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross-Industry Invoice) an.

Tools zur Erstellung und Anzeige von E-Rechnungen

Wer E-Rechnungen erstellen oder anzeigen möchte, muss nicht gleich eine große Softwarelösung anschaffen. Es gibt eine Vielzahl praktischer Werkzeuge:

• Quba-Viewer: ermöglicht das Auslesen und die Prüfung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten
• LibreOffice: ermöglicht mit entsprechenden Erweiterungen das Erstellen und Auslesen von XRechnungen
• PDF24 Tools: kostenloses Online-Tool zum Umwandeln und Bearbeiten von PDF-Dateien und zur Anzeige und Erstellung von E-Rechnungen
• Cloud-Dienste: Zahlreiche Anbieter ermöglichen das einfache Erstellen von E-Rechnungen über das Internet.
• Programmierbibliotheken: Für Entwickler bieten sich XML-Libraries oder spezialisierte APIs an.
• Manuelles XML: Für Entwickler kann das direkte Erstellen der XML-Datei per Hand sinnvoll sein.

In unserem nächsten Blogbeitrag zeigen wir Dir ein Implementierungsbeispiel für HCL Notes/Domino. Also: stay tuned!

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