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IBM Connections – Wissensorientierte Zusammenarbeit in Teams und Projekten

Unternehmen müssen agiler und dynamischer auftreten – dies hört man heute in jedem Management Seminar. Diese Dynamik soll in der Zukunft bereits an jedem einzelnen Arbeitsplatz beginnen. Traditionelle Tools, die bisher nur am Schreibtisch nutzbar sind, sollen mobiler, sicherer und gemeinschaftlicher gestaltet werden. Hierdurch wird die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter deutlich gesteigert.

Konventionelle Tools der Zusammenarbeit können aufgrund der raschen Weiterentwicklung der Wirtschaft nur noch mit Abstrichen genutzt werden. Denn immer mehr Mitarbeiter haben das Bedürfnis, ortsunabhängig und flexibel zu arbeiten. Dazu kommt noch, dass aufgrund des hohen Aufgabenvolumens oftmals mehrere Aufträge/Projekte gleichzeitig ausgearbeitet werden müssen.

Die sogenannte „Shared-Economy“ setzt sich im internen Arbeitsumfeld durch. Ideen einzelner werden geteilt und Projekte gemeinsam gestaltet. Um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen benötigt der einzelne Mitarbeiter für viele Arbeitsprozesse im Alltag fachspezifische Informationen. Aufgrund des massiven Informationsüberflusses bei öffentlichen Suchmaschinen kostet die Informationssuche jährlich durchschnittlich 15.000 Euro pro Informationsarbeiter (Feldman, Susan: Hidden Cost of Information Work: A Progress Report). Denn auch innerhalb von Unternehmen ist es nicht einfach die benötigten Informationen zu finden: Es fehlt an übergreifenden Suchmöglichkeiten oder auch an Zugriffsberechtigungen und die Ablage erfolgt scheinwahllos in verschiedensten Tools. Dadurch kommt es zu einem hohen Zeitaufwand sowohl für die Suche an sich als auch hinsichtlich der Bereitstellung von Informationen. Dies ist ein Kostenfaktor, den man mit strukturierten unternehmensinternen Informationsplattformen erheblichen senken könnte.

Das Wissen erfahrener Mitarbeiter, welche die Entwicklung des Unternehmens noch zum größten Teil miterlebt haben, wird meistens weder erfasst noch verteilt. Dadurch geht wertvolles Know-How mit viel Potenzial verloren oder bleibt entsprechend ungenutzt. Aus dem Wissen Einzelner soll ein Mehrwert für die Gesamtheit erzielt werden. Relevante Informationen müssen für das gesamte Unternehmen gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Denn erst dann entstehen unternehmensübergreifende Synergien.

Durch gezielt organisierte Zusammenarbeit in Projekten kann genau dieser Aspekt – das Teilen von Wissen –  optimiert werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Um hierbei die Effektivität des einzelnen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und deren Wissensaufbau zu fördern, sollten diese an mehreren Projekten mit unterschiedlichen Personen im gleichen Zeitrahmen arbeiten können. Der Erfahrung nach gelingt die Zusammenarbeit mit traditionellen Tools – Office Dokumente in Gruppenlaufwerken und E-Mail – nur teilweise und die Ergebnisse sind meist nicht zufriedenstellend. Die mündliche Kommunikation und die direkte Face-to-Face-Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird erschwert und verlangsamt einzelne Arbeitsprozesse massiv. Somit muss man mit konventionellen Kollaborationstools zwischen zwei extremen Fällen abwägen. Entweder führt die direkte Zusammenarbeit aufgrund des hohen Zeitaufwands zu Ineffizienz oder es kommt aufgrund mangelnder Kommunikation zur Informationsasymmetrie.

Um trotz der Komplexität eine gewisse Agilität im Arbeitsalltag zu erhalten, benötigen Unternehmen eine Lösung, um sowohl kollaborativ, als auch effizient arbeiten zu können. Durch Kollaboration im Arbeitsalltag soll ein Mehrwert und kein größerer Zeitaufwand entstehen. Die Zusammenarbeit kann unter solchen Bedingungen nur mithilfe einer digitalen Plattform erfolgen. Das Unternehmen benötigt eine angepasste Kommunikations- und Managementlösung für das gesamte Netzwerk. Durch eine digitale Plattform, die sowohl die interne Kommunikation als auch die gemeinsame Ausarbeitung von Projekten erleichtert, kann die geforderte Dynamik im Arbeitsalltag erreicht werden.

Hierfür bietet IBM das Collaboration-Portfolio an. Bei dieser Produktreihe handelt es sich vor allem um moderne Anwendungen, die den Mitarbeiter ins Zentrum des Unternehmens stellen. Das Potenzial jedes einzelnen Mitarbeiters stellt einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt dar. Die Collaboration-Tools ermöglichen nicht nur die interne Kommunikation, sondern bieten auch eine Plattform zur Förderung von kollaborativen Projekten und Innovationen mit Partnern, Kunden, usw. an.

Das am Markt führende Tool für kollaborative Zusammenarbeit “IBM Connections” gibt es als on prem Lösung und in der Cloud. In der Cloud-Variante sind optional weitere Funktionsbausteine bereits tief integriert, wie Instant Messaging, Web Meetings und auch E-Mail. IBM Connections bietet alle notwendigen Apps, wie Wikis, Blogs, Foren, Dokumente inklusive “Mein Laufwerk” zur Synchronisation, usw. an um auch Power-User zufrieden zu stellen. Indem man unmittelbar darin arbeitet, wird das Wissen “on the fly” ohne Extraaufwand gesammelt und ist danach für alle Mitarbeiter, die die Informationen grundsätzlich sehen dürfen, sehr leicht findbar. Kognitive Funktionen weisen sogar auf  neune Eintzräge, die für eine Person wichtig sein könnten, direkt hin. Damit hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf gesuchte Informationen, die für die jeweiligen Projekte benötigt werden, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

IBM Connections verbindet nicht nur die Ideen einzelner Personen, sondern auch die Mitarbeiter untereinander. Durch diese Lösung der Zusammenarbeit können interne Communitys gebildet werden, in denen sich die Nutzer mit ihren Stärken und Fähigkeiten präsentieren. Einzelne Personen können sich in Form über Tags als Spezialisten zu bestimmten Themen ausweisen. Sobald andere Kollegen einen bestimmten Fachmann suchen, kann über die Suche, die solche Tags mit auswertet, die relevante Person gefunden werden.

Die größte Komplexität entsteht jedoch bei der Organisation und Durchführung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit. Die Connections App “Dateien” (Files) bietet die Möglichkeit für mehrere Personen ortsunabhängig simultan am selben Dokument zu arbeiten. Somit können im Arbeitsalltag Prozesse vereinfacht werden, was u.a. zu Zeiteinsparungen führen kann.

So helfen die Funktionen von IBM Connections bei der Weiterentwicklung zu einem agilen Unternehmen, das auch nach außen hin zukunftssicher aufgestellt ist. Und das ganz nach dem Motto: „Schöpfen Sie mehr Wert aus den bestehenden Verbindungen, die zwischen den Menschen innerhalb Ihrer Organisation bestehen.“

 

Am 20.02.2018 erwarten Sie wertvolle Infomationen, wie ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft die Zusammenarbeit, die interne Kommunikation und die Interaktion der Mitarbeiter fördert, und zwar schon heute.

Tom Zeizels Blog: IBM Think 2018 – es wird gigantisch!

Tom Zeizels Blog: IBM Think 2018 – es wird gigantisch!

Die IBM THINK 2018 ist in diesem Jahr die zentrale Konferenz für alle IBM Produkte und Lösungen (Las Vegas, 19-22. März).  Ein ganz neues Konzept, groß und umfassend. Collaboration und Talent Management sind selbstverständlich ein wesentliches Thema dort.

IBM wagt etwas. Statt zahlreicher, kleinerer Events der einzelnen IBM Teile wird 2018 alles bisher Dagewesene gebündelt. Das heißt, dass man als Teilnehmer – Kunde oder Partner – auch deutlich flexibler seinen Interessen nachgehen kann – sowohl in der Breite als auch in der Tiefe. Alles, wo IBM heute – und oft in vorderster Reihe – mitspielt, ist thematisch vertreten:

  • Cloud
  • Collaboration
  • Customer Engagement
  • Datensicherheit
  • Daten und Analytics
  • Entwicklung
  • IBM Research
  • Internet der Dinge (IOT)
  • IT Infrastruktur
  • Mobile Geräte
  • Watson / kognitive Lösungen

Hatten wir über viele, viele Jahre die Lotusphere in Orlando, Florida, so war sie dann irgendwann mehr und mehr zu einem Familientreffen geworden – mit allen Vor-und Nachteilen. Wer seine Whiskeyflasche im Hotelzimmer ein bisschen versteckt und vergessen hatte, hatte eine gute Chance sie im nächsten Jahr dort wieder zu finden (Ich schaue da jetzt niemanden speziell an …). Es war gut, dass IBM dann den Schritt zu etwas Neuem, der IBM Connect, gemacht hatte. Die hatte mir – und nach meinem Gefühl auch unseren Kunden und Partnern – , insbesondere im letzten Jahr in San Francisco, auch wieder deutlich besser gefallen.

Jetzt, 2018 ist sie ein integraler Bestandteil der THINK 2018 geworden. Das ist sicher gewöhnungsbedürftig, zumal wenn IBM Marketing hier deutlich über 10.000 Personen erwartet. Ein Familientreffen ist es dann nicht mehr, aber es nimmt auch ein bisschen den Staub der Gewohnheit aus der Veranstaltung. Das finde ich persönlich schon mal erfrischend.

Man muss sich die THINK 2018 vorstellen wie eine kleine Stadt. Hier gibt es einzelne Standteile mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Nur ist es nicht China Town und Little Italy, sondern Themen wie Internet der Dinge und eben auch Collaboration und Talent Management. Wenn man in einer Stadt mal etwas anderes Essen möchte, geht man in den speziellen Stadtteil. Und so ist das auch auf der THINK 2018, nur nennt es sich dort nicht Stadtteil, sondern „Campus“. Und die Chance so einfach mal über den Tellerrand zu sehen, so mitzubekommen, was IBM als strategischer Partner noch zu bieten hat und wie das alles verzahnt ist, das gab es auf den Lotuspheres nicht.

Was wir definitiv beibehalten, sind die guten Seiten:

  • Networking zwischen Kunden, Partnern und IBMern
  • Deep Dives und Bird of a Feather Sessions – und auch die Session mit den IBM Champions
  • Zertifizierungsmöglichkeiten in der THINK Akademie
  • Gespräche mit den ICTS Entwicklern – und bei Bedarf auch anderen
  • One-on-Ones mit den Führungskräften (dazu bitte Ihren IBM Vertriebler ansprechen, denn die müssen vorher geplant werden)
  • Keynotes zu den IBM Collaboration Solutions Produkten und Lösungen – u.a. was in Verse Notes Domino 10 drin sein wird, wie Watson Workplace Plus das Feld der Konversationslösungen für den Arbeitsplatz der Zukunft aufmischen wird und was mit Connections Pink alles noch in 2018 kommt und wie es funktioniert, aber auch wie sich unsere Partnerlösungen u.a. mit Box, Cisco und Zoom entwickeln werden.
  • Keynotes zu den IBM Talent Management Produkten und Lösungen – wie die Möglichkeit künstliche Intelligenz nun auch im Personalmanagement einzusetzen Anwendungen vom Recruitment über Talent Development bis zu HR Analytics verändert
  • Top Sprecher (u.a der neue ICTS Chef Bob Schultz, ICTS Offering Management Chef Ed Brill, unser ICTS Development Vordenker Jason Gary, usw. und Diane Gherson (IBM’s CHRO) wird mit Kunden die bei IBM HR eingesetzten Lösungen und Projekte besprechen. Und eben auch IBM CEO Gini Rometty, sowie die meisten aus ihrer direkten Führungsriege, die man sonst so nicht mal eben live erleben kann.

Der 19. März ist nicht mehr so weit weg und es ist an der Zeit jetzt zu buchen. Wenn Sie dazu Fragen haben sollten, bitte mich oder mein Team direkt ansprechen. Wir helfen Ihnen gern. Und falls Sie sich in Las Vegas mal verlaufen sollten … das gilt auch dann.

PS.: Beim Anmelden bitte unbedingt den Namen ihres ICTS Ansprechpartners mit eintragen und als “Topic most interested in” unbedingt “Social” auswählen – auch für Talent Management.

Ihr Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH