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Wie eine engagierte Belegschaft das Unternehmen vorantreibt

Die Belegschaft von Unternehmen ist heute digitaler unterwegs, schätzt Möglichkeiten der Automatisierung von Prozessen und ist in Social-Media aktiver als jemals zuvor. Zur gleichen Zeit nehmen der Wettbewerbsdruck und die Kundenanforderungen nahezu in Lichtgeschwindigkeit zu. Viele Unternehmen sehen dieses als große Herausforderung. Gerade hier besteht jedoch ein enormes Potential, eine leistungsstarke und mitarbeiterorientierte Kommunikations- und Kollaborationsplattform einzuführen, die hierzu Lösungen bereitstellt.

Den meisten Unternehmen ist darüber hinaus zumindest theoretisch bewusst, dass das Engagement der Mitarbeiter essentiell für den Erfolg ihrer Organisation ist. Hiernach zu handeln ist jedoch nicht immer im Plan.

Was benötigen Mitarbeiter, um überhaupt voll involviert und engagiert sein zu können? Sie benötigen eine umfassende, hoch-funktionale und leicht anpassbare Lösung zur effektiven Zusammenarbeit, die möglichst einfach zu bedienen ist und den Arbeitsalltag vereinfacht. Deshalb sollte die angebotene Collaboration-Lösung auch in der Lage sein, Informationen aus Backend-Systemen, welche die Kerngeschäftsprozessen abbilden, mithilfe von APIs (Schnittstellen) einzubinden und zumindest teilweise zu automatisieren. Ziel ist für die Mitarbeiter auf einfachste Weise ein möglichst ganzheitliches Bild der jeweiligen Situation zu schaffen und zeitnah auf Veränderungen hinzuweisen.

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele, wie sich modern aufgestellte Unternehmen verändern:

 

 

Kriterien

 

Alter Weg

 

Neuer Weg

 

Aufbau der

internen

Kommunikation

 

Das Unternehmen ist hierarchisch organisiert

 

 

Das Unternehmen funktioniert als ein agiles Netzwerk, ermächtigt durch Teamleiter und angetrieben durch Zusammenarbeit und das Teilen von Wissen.

 

Organisations-

struktur

 

Die Organisationsstruktur basiert auf eine verteilte Aufgabenstruktur mit funktionalen Leitern und globalen Aufgabengruppen.

 

 

Die Organisationsstruktur richtet sich nach den zu erledigenden Aufgaben und Projekten; mit Teams, die sich auf Produkte, Kunden und Dienstleistungen spezialisieren.

 

 

Führung

 

Manager führen über Anweisung  (“Command & Control”) und Mitarbeiter bewegen sich nur auf vordefinierten Ebenen.

 

 

Manager werden durch Experten, Wissen und kollaborative Tools unterstützt; Mitarbeiter können sogar verbindend von internationalen Führungskräften gemanaged werden.

 

Unternehmens-

kultur

Die Unternehmenskultur wird auf der Unternehmens-Webseite als wichtig erwähnt, aber weder definiert oder noch wird ihr Beitrag zum Erfolg der Organisation gemessen.Unternehmen setzen Werkzeuge ein und verändern damit Verhaltensweisen, um eine gewünschte Unternehmenskultur möglich zu machen. Dieses vor allem indem sie den Zugang zu wichtigen Informationen für alle direkt Beteiligten erleichtern.
 

Mitarbeiter-

entwicklung

 

Mitarbeiter werden nur durch eine Beförderung zu Führungskräften und erweitern darüber ihren Einfluss

 

Mitarbeiter gewinnen und fördern Anhänger, um ihr eigenes Netzwerk zu bilden und ihren Einfluss zu erweitern.

Verwendung

von Tools zur

internen

Kommunikation

Tools der internen Kommunikation beschränken sich größtenteils auf Mitarbeiterbefragungen oder HR-Transaktionen im allgemeinen.Die Collaboration-Plattform fördert das Engagement der Mitarbeiter, ist auch über mobile Geräte zugreifbar und bindet Informationen der internen Kommunikation viel effektiver in den Kontext der Arbeit ein.

 

Am 20. Februar 2018 haben Sie die Möglichkeit in einem Webcast mit Felix Binsack live zu erfahren, was Ihren digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ausmachen könnte:

– Was sollte einen digitalen Arbeitsplatz konkret auszeichnen?

– Was ist an einem Social Intranet besser?

– Wie und warum gestaltet man die Interne Kommunikation am Besten interaktiv?

Verbessern Sie die Arbeitsergebnisse und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter über ein neues Intranet als Eckpfeiler für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Melden Sie sich hier kostenfrei zum Webcast an.

IBM Connections – Wissensorientierte Zusammenarbeit in Teams und Projekten

Unternehmen müssen agiler und dynamischer auftreten – dies hört man heute in jedem Management Seminar. Diese Dynamik soll in der Zukunft bereits an jedem einzelnen Arbeitsplatz beginnen. Traditionelle Tools, die bisher nur am Schreibtisch nutzbar sind, sollen mobiler, sicherer und gemeinschaftlicher gestaltet werden. Hierdurch wird die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter deutlich gesteigert.

Konventionelle Tools der Zusammenarbeit können aufgrund der raschen Weiterentwicklung der Wirtschaft nur noch mit Abstrichen genutzt werden. Denn immer mehr Mitarbeiter haben das Bedürfnis, ortsunabhängig und flexibel zu arbeiten. Dazu kommt noch, dass aufgrund des hohen Aufgabenvolumens oftmals mehrere Aufträge/Projekte gleichzeitig ausgearbeitet werden müssen.

Die sogenannte „Shared-Economy“ setzt sich im internen Arbeitsumfeld durch. Ideen einzelner werden geteilt und Projekte gemeinsam gestaltet. Um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen benötigt der einzelne Mitarbeiter für viele Arbeitsprozesse im Alltag fachspezifische Informationen. Aufgrund des massiven Informationsüberflusses bei öffentlichen Suchmaschinen kostet die Informationssuche jährlich durchschnittlich 15.000 Euro pro Informationsarbeiter (Feldman, Susan: Hidden Cost of Information Work: A Progress Report). Denn auch innerhalb von Unternehmen ist es nicht einfach die benötigten Informationen zu finden: Es fehlt an übergreifenden Suchmöglichkeiten oder auch an Zugriffsberechtigungen und die Ablage erfolgt scheinwahllos in verschiedensten Tools. Dadurch kommt es zu einem hohen Zeitaufwand sowohl für die Suche an sich als auch hinsichtlich der Bereitstellung von Informationen. Dies ist ein Kostenfaktor, den man mit strukturierten unternehmensinternen Informationsplattformen erheblichen senken könnte.

Das Wissen erfahrener Mitarbeiter, welche die Entwicklung des Unternehmens noch zum größten Teil miterlebt haben, wird meistens weder erfasst noch verteilt. Dadurch geht wertvolles Know-How mit viel Potenzial verloren oder bleibt entsprechend ungenutzt. Aus dem Wissen Einzelner soll ein Mehrwert für die Gesamtheit erzielt werden. Relevante Informationen müssen für das gesamte Unternehmen gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Denn erst dann entstehen unternehmensübergreifende Synergien.

Durch gezielt organisierte Zusammenarbeit in Projekten kann genau dieser Aspekt – das Teilen von Wissen –  optimiert werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Um hierbei die Effektivität des einzelnen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und deren Wissensaufbau zu fördern, sollten diese an mehreren Projekten mit unterschiedlichen Personen im gleichen Zeitrahmen arbeiten können. Der Erfahrung nach gelingt die Zusammenarbeit mit traditionellen Tools – Office Dokumente in Gruppenlaufwerken und E-Mail – nur teilweise und die Ergebnisse sind meist nicht zufriedenstellend. Die mündliche Kommunikation und die direkte Face-to-Face-Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird erschwert und verlangsamt einzelne Arbeitsprozesse massiv. Somit muss man mit konventionellen Kollaborationstools zwischen zwei extremen Fällen abwägen. Entweder führt die direkte Zusammenarbeit aufgrund des hohen Zeitaufwands zu Ineffizienz oder es kommt aufgrund mangelnder Kommunikation zur Informationsasymmetrie.

Um trotz der Komplexität eine gewisse Agilität im Arbeitsalltag zu erhalten, benötigen Unternehmen eine Lösung, um sowohl kollaborativ, als auch effizient arbeiten zu können. Durch Kollaboration im Arbeitsalltag soll ein Mehrwert und kein größerer Zeitaufwand entstehen. Die Zusammenarbeit kann unter solchen Bedingungen nur mithilfe einer digitalen Plattform erfolgen. Das Unternehmen benötigt eine angepasste Kommunikations- und Managementlösung für das gesamte Netzwerk. Durch eine digitale Plattform, die sowohl die interne Kommunikation als auch die gemeinsame Ausarbeitung von Projekten erleichtert, kann die geforderte Dynamik im Arbeitsalltag erreicht werden.

Hierfür bietet IBM das Collaboration-Portfolio an. Bei dieser Produktreihe handelt es sich vor allem um moderne Anwendungen, die den Mitarbeiter ins Zentrum des Unternehmens stellen. Das Potenzial jedes einzelnen Mitarbeiters stellt einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt dar. Die Collaboration-Tools ermöglichen nicht nur die interne Kommunikation, sondern bieten auch eine Plattform zur Förderung von kollaborativen Projekten und Innovationen mit Partnern, Kunden, usw. an.

Das am Markt führende Tool für kollaborative Zusammenarbeit “IBM Connections” gibt es als on prem Lösung und in der Cloud. In der Cloud-Variante sind optional weitere Funktionsbausteine bereits tief integriert, wie Instant Messaging, Web Meetings und auch E-Mail. IBM Connections bietet alle notwendigen Apps, wie Wikis, Blogs, Foren, Dokumente inklusive “Mein Laufwerk” zur Synchronisation, usw. an um auch Power-User zufrieden zu stellen. Indem man unmittelbar darin arbeitet, wird das Wissen “on the fly” ohne Extraaufwand gesammelt und ist danach für alle Mitarbeiter, die die Informationen grundsätzlich sehen dürfen, sehr leicht findbar. Kognitive Funktionen weisen sogar auf  neune Eintzräge, die für eine Person wichtig sein könnten, direkt hin. Damit hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf gesuchte Informationen, die für die jeweiligen Projekte benötigt werden, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

IBM Connections verbindet nicht nur die Ideen einzelner Personen, sondern auch die Mitarbeiter untereinander. Durch diese Lösung der Zusammenarbeit können interne Communitys gebildet werden, in denen sich die Nutzer mit ihren Stärken und Fähigkeiten präsentieren. Einzelne Personen können sich in Form über Tags als Spezialisten zu bestimmten Themen ausweisen. Sobald andere Kollegen einen bestimmten Fachmann suchen, kann über die Suche, die solche Tags mit auswertet, die relevante Person gefunden werden.

Die größte Komplexität entsteht jedoch bei der Organisation und Durchführung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit. Die Connections App “Dateien” (Files) bietet die Möglichkeit für mehrere Personen ortsunabhängig simultan am selben Dokument zu arbeiten. Somit können im Arbeitsalltag Prozesse vereinfacht werden, was u.a. zu Zeiteinsparungen führen kann.

So helfen die Funktionen von IBM Connections bei der Weiterentwicklung zu einem agilen Unternehmen, das auch nach außen hin zukunftssicher aufgestellt ist. Und das ganz nach dem Motto: „Schöpfen Sie mehr Wert aus den bestehenden Verbindungen, die zwischen den Menschen innerhalb Ihrer Organisation bestehen.“

 

Am 20.02.2018 erwarten Sie wertvolle Infomationen, wie ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft die Zusammenarbeit, die interne Kommunikation und die Interaktion der Mitarbeiter fördert, und zwar schon heute.

IBM Collaboration Webcasts 2018

Was glauben Sie passiert, wenn wir die Verbindungen stärken, die zwischen den Menschen innerhalb Ihrer Organisation bestehen? Schöpfen Sie mehr Wert aus genau diesen Verbindungen!

Wir unterstützen Sie darin, das Thema “Zusammenarbeit” in Ihrem Unternehmen als auch über Unternehmensgrenzen hinweg als strategischen Wettbewerbsfaktor auszurichten und damit zu einer weiteren Ihrer Erfolgsstories zu machen.

Lassen Sie sich inspirieren von wertvollen Impulsen zur Stärkung der kollektiven Kraft Ihres Unternehmens.

 

Denn wer alleine arbeitet, summiert –

  doch wer zusammenarbeitet, multipliziert.

 

 

Eine Auflistung aller IBM Collaboration Webcasts in 2018 finden Sie hier

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30.01.2018  IBM Connections – Reisebericht auf dem Weg zu Pink 

Connections Pink ermöglicht eine stärkere Vernetzung, welche die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität nachhaltig steigert.

Hier gelangen Sie zum Xing-Event

Hier gelangen Sie zur Anmeldung. Die Zugangsdaten erhalten Sie einen Tag vor dem Webcast per Mail

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20.02.2018        Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft – schon heute

Erfahren Sie, wie ein digitaler Arbeitsplatz die Zusammenarbeit, die interne Kommunikation und die Interaktion der Mitarbeiter fördert.

Hier gelangen Sie zum Xing-Event

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27.03.2018       Wie die Zukunft der Zusammenarbeit aussieht – Think 2018

Erhalten Sie exklusive Einblicke, was auf der Think 2018 hinsichtlich der Zukunft der Zusammenarbeit von Menschen vor sich geht. Lassen Sie sich überraschen.

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17.04.2018         Eine moderne & zukunftssichere Entwicklungsplattform

Erfahren Sie, was hinter der langfristigen Strategie von IBM Notes/Domino als Entwicklungsplattform steckt.

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24.04.2018        Natürl. Arbeiten im Konversationsmodus – kognitiv unterstützt

Die Zeiten, in denen Sie mit der Bewältigung einer stets ansteigenden Informationsflut kämpfen, sind vorbei. Watson Workspace wird Sie in Ihrem Arbeitsalltag entlasten.

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08.05.2018        Wissensorientierte Zusammenarbeit in Teams und Projekten

Wer alleine arbeitet, summiert – doch wer zusammenarbeitet, multipliziert. Aktivieren Sie ungenutztes Potential und schaffen Sie Synergieeffekte in Ihre Unternehmen.

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29.05.2018        Modernes File-Sharing und Contentmanagement in der Cloud

Box vereinfacht die Verwaltung von Inhalten und unterstützt Teams bei der Arbeit, sodass Sie Aufgaben intelligenter und schneller erledigen können, als jemals zuvor.

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05.06.2018       Was macht eine moderne Maillösung aus?

Wie Sie durch eine moderne Maillösung Ihre Arbeit priorisieren, Ihr Arbeitsumfeld personalisieren und stärkere Beziehungen am Arbeitsplatz schaffen.

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03.07.2018       Natürl. Arbeiten im Konversationsmodus – kognitiv unterstützt

Die Zeiten, in denen Sie mit der Bewältigung einer stets ansteigenden Informationsflut kämpfen, sind vorbei. Watson Workspace wird Sie in Ihrem Arbeitsalltag entlasten.

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18.09.2018         Der digitale Arbeitsplatz – Zusammenarbeit & Social Intranet

Erfahren Sie, wie ein digitaler Arbeitsplatz die Zusammenarbeit, die interne Kommunikation und die Interaktion der Mitarbeiter fördert.

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02.10.2018        Nie wieder ein Meeting-Protokoll erstellen?

Zählt die Zusammenfassung eines Meetings zu den Aufgaben, die Sie mit großer Freude erledigen? Diese Aufgabe übernimmt IBM Watson gerne für Sie.

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04.12.2018        Reflektion IBM Collaboration Solutions 2018

Gemeinsam mit Ihnen reflektieren wir das Jahr 2018 aus Sicht der Collaboration Solutions.

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Das Intranet als Herz des Unternehmens

Tom Zeizel’s ICTS Freitags-Blog: Das Intranet als Herz des Unternehmens

Wenn der Internetauftritt Ihres Unternehmens ihr Schaufenster ist, dann ist ihr Intranet das Herz – zumindest im Idealfall. In der Realität erlebe ich immer wieder – und gerade auch im Mittelstand – dass es doch noch zahlreiche Unternehmen gibt, die im engeren Sinne noch gar kein Intranet haben oder ein eher klassisches: Top-Down und Ende. Das sollte nicht mehr so sein.

Natürlich ist es wichtig, dass das Management den Mitarbeitern gegenüber klar herausstellt, welche Visionen man für das Unternehmen hat und wie man sich die Zukunft vorstellt. Wer aber meint, dass man am modernen Arbeitsplatz nur E-Mail, Kalender, Dateiablage und ein Intranet benötigt, dass gerade einmal die Unternehmensgeschichte aufzeigt, den Kantinenplan und einen Lageplan der Unternehmensstandorte, der springt wesentlich zu kurz. Ein richtiges Intranet ist heute das Zentrum des Engagements der Mitarbeiter, also Wissensspeicher des Unternehmens und gleichzeitig Bindeglied und Motivationsspender für die Belegschaft. Ehrlich gesagt: Ohne lebendiges Intranet können die meisten Unternehmen heute gar nicht mehr richtig gegen den Wettbewerb bestehen.

Für die Mitarbeiter heißt es Geben und Nehmen von Informationen, um die Arbeitsaufgaben zu erledigen – in anderen Worten „zusammenarbeiten“, englisch: Collaboration. Denn nur durch einen fortlaufenden Wissensaustausch auch über Standorte hinweg werden alle zusammen besser, was die Prozesse beschleunigt und letztlich zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Das Unternehmen – Ihr Unternehmen (!) – wird erfolgreicher.

Ein Traum? Nein, nur ein neues Intranet. IBM hat die Grundlage dafür, dass Zusammenarbeit perfekt funktioniert, schon seit 10 Jahren im Portfolio. Es ist IBM Connections, die laut IDC weltweit führende Plattform für partizipative Zusammenarbeit, die sich auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz einer großen Vielzahl zufriedener Kunden erfreut. Eines der Besonderheiten an Connections ist, dass man dort unproblematisch nach allen Dokumenten suchen kann, die man sehen darf, während man in anderen Plattformen schon vorher genau wissen muss, wo etwas liegen könnte – in der Praxis des Arbeitsalltags ein dramatischer Unterschied.

Zu einem vollständigen Intranet fehlte Connections nur noch eine Portalfunktion, die Inhalte attraktiv und eingängig bündeln und entsprechend darstellen konnte. Eine solche Zusatzlösung hatte unser Kölner Partner TimeToAct unter dem Namen XCC entwickelt. Anlässlich der DNUG 2017 in Berlin hatte Inhi Cho Suh, unsere weltweite General Managerin für IBM Collaboration Solutions, zusammen mit Felix Binsack, dem Chef der TimeToAct, angekündigt, dass IBM deren Produkt übernehmen würde, um es noch tiefer mit Connections zu integrieren. Seitdem heißt es „IBM Connections Engagement Center“ (ICEC). Das Schöne an der Lösung ist nämlich, dass man schon heute keine separate Plattform oder Installation braucht, denn ICEC integriert sich vollständig auf einer Connections Installation – was eine vermeintliche Komplexität gar nicht erst entstehen lässt. Und in dieser Woche ist ICEC nun auch in der IBM Connections Cloud verfügbar geworden. Und das ist noch nicht das Ende: ICEC ist als strategischer Baustein auch ein Teil unseres Connections Zukunftsprojekt PINK und wird dementsprechend weiter ausgebaut werden.

Was kann ICEC? Es kann Informationen aus Connections und auch aus anderen Quellen zu attraktiv aufgemachten Intranet-Seiten zusammenfassen, die dann auch z.B. für unterschiedliche Rollen oder Unternehmensteile spezifisch aufgebaut sein können. Wie heißt es so schön … Bilder sagen mehr als 1000 Worte. Ein Video ist dann noch besser: Einige Aspekte von dem, was ICEC kann, hat unser IBM Collaboration Solutions (ICS) TechSales Experte Hagen Bauer in zwei anschaulichen Videos (1. Überblick) (2. Integration externer Informationen) zusammengefasst. So könnte Ihr sich Ihr Intranet anfühlen, wobei die flexible Oberflächengestaltung auch noch ganz anders aussehen kann.

Er und seine Kollegen kommen gern zu Ihnen, um genauer zu besprechen, wie Sie mit IBM Connections und ICEC Ihr neues Intranet gestalten können, das eben nicht nur Top-Down Informationen verteilt, sondern das das Engagement-Center der Zusammenarbeit ist, also das neue Herz des Unternehmens.

Wirklich viele mittelständische Betriebe setzen da heute schon drauf. Und Sie?

Ihr

Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH

IBM Connections Engagement Center wird am 28.7. verfügbar

Erinnern wir uns an die DUNG#44. Felix Binsack übergibt den XCC Code symbolisch an Inhi Suh.

Nun, am Dienstag (25.7.), wurde nun das Produkt bei IBM wiedergeboren. Das IBM Connections Engagement Center (ICEC) on-premise ist angekündigt. Die Versionsnummer folgt dem aktuellen Stand von Connections als V6.0. Ab Freitag können dann neue Kunden auf den Code per Download aus der PA-Umgebung zugreifen. Mit Bestandskunden von XCC  wird IBM nun auch die Übertragung der Lizenzen auf die PA-Partnumbers zum Ende der bei der Time To Act abgeschlossenen Wartungsperiode besprechen.

Das IBM Engagement Center ist in 3 Lizenzmodellen verfügbar:

  • Authorized User
  • Extranet PVU
  • Intranet and Extranet PVU

Alle weiteren Lizenzinformationen findet man an bekannter Stelle (Link auf die Suchabfrage) oder  man fragt seinen ICS-Ansprechpartner des Vertrauens. Das IBM TechSales Team bietet ab September Workshops zur Implementierung und Administration von ICEC an.

Die Integration des Engagement Centers in die Connections Cloud wird noch ein paar Tage dauern, soll aber auch 2017 noch das Licht der Welt erblicken.