Zusammenarbeiten in Echtzeit mit IBM Connections Docs

IBM Connections Docs ist mehr als nur eine Alternative zu anderen Office-Paketen. Wer einmal online mit Kollegen, Partnern oder Kunden gleichzeitig an Texten, Tabellen oder Präsentationen gearbeitet hat, weiß das einfach zu bedienende Tool zu schätzen. Dieses englischsprachige Video zeigt die Vorteile:

Fritz & Macziol brings IBM Connections Cloud to the Technical University of Munich [YouTube Video]

Thomas Rickert, Bereichsleiter Collaboration bei Fritz & Macziol, auf Englisch über den Einsatz von IBM Connections Cloud bei der Technischen Universität München.

 

 

Ein neuer Rich Text Editor für IBM Connections 5.5

IBM Connections 5.5 bietet einen neuen, optional zu installierenden, Editor. Textbox.io ist ein JavaScript-basierter Editor. Er ist schneller und vielseitiger als der Standardeditor (basierend auf CK Editor) oder EditLive!, dem Java-basierten Editor. Sowohl Textbox.io als auch EditLive! sind durch unseren Business Partner Ephox für IBM Connections angepasst.

Vorteile

Der neue Editor bietet viele erweiterte Funktionen, die sich Ersteller von Inhalten wünschen , z.B.:

  • Umfassendes Copy/Paste von Microsoft Word Dokumenten inklusive Bilder
  • Copy/Paste oder drag-and-drop von Bildern in den Editor, vom Desktop, aus einer Datei, von überall
  • Einfach zu integrierende Social Media URLs
  • Rechtschreibprüfung beim Schreiben mit Autokorrektur
  • HTML Code Ansicht mit  Hervorhebung der Syntax und Vervollständigung des Codes
  • Kein Java plug-in notwendig
  • Full-screen Modus – Erweiterung des Editors auf die volle Bildschirmgröße
  • „Markdown“ Unterstützung – Einfügen von Formatierung beim Schreiben

Die Möglichkeiten bzgl. Social Media erleichtern die Bereitstellung von Media-Inhalten für Nutzer ohne Wissen von Object oder iFrame Tags.

Copy / Paste Text und Bilder

Textbox.io bietet die einfache Option, Text direkt aus Microsoft Word bei Beibehaltung der wesentlichen Format-Informationen, z.B. Überschriften und Schriftarten, zu übernehmen. Auch die Bilder im Word Dokument werden zuverlässig übernommen. Textbox.io bietet eine Option zur Übernahme des Formats des Word Dokuments oder der reinen Übernahme des Textes:

Einfügen von Microsoft Word Inhalt in Textbox.io:
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Einfügen von Media Daten aus dem Web

Beim Erstellen von Inhalten in IBM Connections bietet Textbox.io diverse Optionen, wie Ausschneiden, Einfügen, Schritt zurück/vor, Links auf Inhalte usw.

Die Insert Media Option erlaubt die Veröffentlichung von Web-Inhalten „in-line“ des Beitrags. Man kann Videos einbinden und abspielen oder mit Inhalten von Seiten wie SlideShare agieren, ohne die Seite zu verlassen.

Einfügen von Media-Inhalten mit Textbox.io:
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Bearbeitung von Bildern

Bei der Nutzung von Bildern bietet das Context-Menü von Textbox.io Optionen zur Änderung der Höhe und Breite sowie eines alternativen Textes:

Das Context-Menü für Bilder in Textbox.io:
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Rechtschreibprüfung und Korrektur

Textbox.io bietet eine Rechtschreibprüfung während des Schreibens eines Wortes:

Einstellung Rechtschreibprüfung:
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Wenn die Autokorrektur deaktiviert ist und der Text enthält einen Fehler werden die fehlerhaften Worte rot unterstrichen. Durch Auswahl des Worts wird ein Menü mit verfügbaren Korrekturen geöffnet.

Weitere Informationen

Weitere Unterschiede zwischen den Rich Text Editoren, die für Connections 5.5 verfügbar sind, findet Ihr im IBM Knowledge Center.

Textbox.io ist zum Download im Paket „Ephox Editors for IBM Connections“ im Passport Advantage verfügbar.

Quelle: Paddy Barrett, „A New Rich Text Editor for IBM Connections

IDC Studie zu IBM Digital Experience on Cloud

Neben Domino, Sametime und Connections gehören auch die IBM Digital Experience (kurz DX) Produkte in das Portfolio von IBM Collaborations Software. Als Interessenvertretung für alle IBM Collaboration Software Anwender sollte also auch dieser Bereich in der DNUG eine Heimat haben.

Oft unbekannt ist, dass IBM diese Produkte auch als Plattform as a Service in der Cloud anbietet.

Warum nun auch Digital Experience aus der Cloud?

Dazu hat IBM die IDC gebeten, eine Studie zu erstellen, die im Oktober 2015 unter dem Titel „Assessing the Business Value of IBM Digital Experience on Cloud“ veröffentlicht wurde und hier heruntergeladen werden kann.

IDC bestätigt, dass Organisationen, die alte Lösungen mit IBM Digital Experience ersetzt haben, einen erheblichen Geschäftsnutzen und einen hohen Return on Investment (ROI) – im Durchschnitt von mehr als 500% – erreichen. Mit IBM Digital Experience verbesserte Websites, Extranets und Intranets reduzieren die Kosten und die Ineffizienz von Mitarbeitern. Die bessere Bereitstellung von Informationen führt erhöht die Produktivität um durchschnittlich von 11%. Mit IBM Digital Experience on Cloud können die Kosten für die Infrastruktur durch Hardware-Einsparungen von 52% und Software-Einsparungen von 34% weiter reduziert werden.

Schnellere Amortisierung (Time to Value), größere Elastizität und Skalierbarkeit, höhere Verfügbarkeit u.a. sind weitere Vorteile von IBM Digital Experience on Cloud.

Die von IDC ermittelten Ergebnisse sind echt lesenswert.

P.S.: Eine sichere, von anderen Kunden abgeschirmte, von IBM betriebene Umgebung für die Bereitstellung von Internet- oder Intranet-Lösungen können Kunden unter den Bezeichnungen:

  • Digital Experience on Cloud 1 Environment
  • Digital Experience on Cloud
  • Digital Experience on Cloud Plus

erwerben.

Dokumente in Echtzeit mit bis zu 20 Personen in IBM Connections Docs bearbeiten

IBM Docs ist ein noch viel zu unbekanntes Modul der IBM Conenctions Produktfamilie. Dieses englischsprachige Video erläutert einige der Vorteile wie

  • mit bis zu 20 Personen gleichzeitig an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten,
  • Dateien online editieren, ohne sie herunter laden zu müssen,
  • volle Integration in IBM Connections und andere Repositories und
  • volle Kompatibilität zu gängigen Dateiformaten wie Microsoft Office und Open Document

Nur 11 % der Sharepoint-Projekte erfolgreich – Viele Office365-Lizenzen werden nicht genutzt

Ein kleiner Rückblick auf zwei interessante Artikel, die auf CMSWire veröffentlicht wurden. Zum Thema erfolgreiche Sharepoint-Projekte:

Despite only 11 percent of businesses identifying their SharePoint projects as successful, 75 percent of respondents said they still have a strong commitment to making the platform work. There has been a doubling of take up in the cloud 365 version, and nearly 40 percent of users continue to adopt multiple add-on products to fill in gaps and extend functionality.

Source: Businesses Committed to SharePoint, Despite Stalled Deployments

Trotz des mässigen Erfolgs und der Notwendigkeit, den löchrigen Sharepoint-Käse mit Lösungen von Drittanbietern zu flicken, bleiben IT-Abteilungen bei Sharepoint. Der Angst vor Gesichtsverlust?

Ebenso interessant der folgende Beitrag:

… large organizations started noticing a strange phenomena. The oddity occurred when the company switched from Microsoft Office desktop to Office 365 — they found a sizable percentage of their workforce no longer used Office for their work.

Those that stopped no longer found a reason to use it regularly. These organizations were spending money for seat licenses that were not used, not because the seats/people didn’t exist, but because the employees didn’t have a need nor desire to use it. Much of the shift was a move away from using Word, but Excel and PowerPoint have also seen a decrease in users. …

Another shift in work environments happened in the mid to late 2000s, with the rise of social platforms and shared writing/collaboration environments. …

These co-writing and editing environments often coincided with the upswing in social platforms use by teams, groups, and communities within departments or across organizations.

Source: Explaining Office 365’s Empty Seat Phenomena

Anwender brauchen nicht mehr ein volles Microsoft Office-Paket, brauchten sie wahrscheinlich nie beziehungsweise nur einen Bruchteil der Funktionalität. Soziale Plattformen und Werkzeuge wie IBM Docs sind heute valide Alternativen, um insbesondere Texte oder Tabellen gemeinsam zu bearbeiten, aif Smart Phone und Tablet oder im Browser.

(Stefan Pfeiffer)

2015: Das Jahr, in dem ich versiert mit meinem Arbeitsplatz in die Cloud umgezogen bin

2015 ist zu Ende gegangen und es ist an der Zeit, zurück zu blicken, wie sich mein Arbeitsplatz und meine Art zu arbeiten, verändert hat. Was sofort ins Auge springt, ist natürlich meine neue Art von E-Mail: Mitte des Jahres bin ich produktiv auf IBM Verse umgestiegen. In diesem Zuge wurde dann auch meine Postfach in die IBM Cloud migriert. Das passierte übrigens absolut reibungslos in wenigen Minuten. Kein Wunder, denn das E-Mail-Backend für IBM Verse bleibt IBM Domino, nur eben nicht mehr On Premises sondern in der Cloud.

Ich habe mich voll auf IBM Verse eingelassen, obwohl ich noch weiter mit meinem seit Jahren gewohnten IBM Notes-Klienten arbeiten kann. Doch ich öffne Notes nur noch selten für einige wenige Einsatzgebiete, meistens wenn ich eine Notes-Anwendung benötige. Die reine E-Mail-Bearbeitung geschieht bei mir zu nahezu 100 % in IBM Verse, denn die neue Oberfläche hat mich einfach überzeugt. Das Prinzip, E-Mails nach Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden sollen, überzeugt mich: statt traditioneller E-Mail-Abarbeitung Fokus darauf, seine Arbeit erledigt zu bekommen.

IBM_Verse_-_Mozilla_Firefox__IBM_Edition

Nicht überladen wie ältere E-Mail-Klient: Ein klares Interface gibt Zugriff auf die wichtigsten Funktionen mit maximal 2 Klicks.

Und all das in einer modernen, aufgeräumten Oberfläche, in der die wichtigsten Befehle nur 2 Klicks entfernt sind. Da bin ich dabei, das find ich prima … Hinzu kommt eine rasend schnelle Suchfunktion, das einfache Sortieren von Nachrichten in Threads, der am unteren Bildschirmrand eingeblendete Tageskalender mit Hinweis darauf, wann mein nächster Termin stattfindet und weitere zahlreiche Funktionen möchte ich nicht mehr missen. Und das eben nicht in einer konventionellen Oberfläche mit vielen Menüs und Untermenüs, sondern in einer Benutzerführung, die sehr stark an die Arbeit mit mobilen Apps erinnert.

Nur einen Wermutstropfen gibt es noch: Ich bin noch nicht mit meiner gesamten Arbeitsumgebung in der Cloud und kann so einige Lieblingsfunktionen in IBM Verse noch nicht nutzen. Die intern genutzte On Premises-Version von IBM Connections, die IBM historisch seit vielen Jahren einsetzt, ist noch nicht in die Cloud migriert worden. Dadurch kann ich noch nicht oder nur eingeschränkt mit den Funktionen Nachricht in einem Blog publizieren und Datei teilen arbeiten. Diese Befehle funktionieren derzeit nur gegen die Cloud-Version von IBM Connections.

Aber es nur eine Frage kurzer Zeit, bis ich auch damit arbeiten kann, denn der Umzug in die Cloud steht kurz bevor. Neue Communities oder Aktivitäten lege ich eh meist schon in IBM Connections Cloud an, besonders um die Möglichkeit zu nutzen, mit Externen zusammen arbeiten zu können. So ist beispielsweise meine Planungs-Community für die CeBIT 2016 in der Cloud und unsere Agenturen sind voll eingebunden. Auch die Pressearbeit und externe Kommunikation wird über eine Community mit unserer Presseagentur abgewickelt. Die sind nur zwei Beispiele, wo ein Arbeiten in und über die Cloud Sinn macht.

Eine klare, übersichtliche Einstiegspunkt in die IBM Connections Cloud Module: E-Mail, Enterprise Social Networking, Chat, Meetings und vieles mehr ...

Eine klare, übersichtliche Einstiegspunkt in die IBM Connections Cloud Module: E-Mail, Enterprise Social Networking, Chat, Meetings und vieles mehr …

Was mir besonders gut gefällt, dass fast ständig Verbesserungen in den Programmen hinzu kommen, ob es nun IBM Verse oder IBM Connections ist. Continious Delivery nennt man das wohl. Die gerade verfügbar gewordenen On Premises-Versionen von IBM Connections und IBM Docs habe ich schon länger, denn die entsprechenden Funktionen waren bzw. sind schon im Cloud-Äquivalent verfügbar.

Und hier kommt noch ein weiteres Highlight meines Arbeitsplatzes ins Spiel: IBM Docs. Sehr schnell habe ich daran gewöhnt, Dateien nicht mehr auf meinen Rechner herunterzuladen und dann dort zu bearbeiten. Stattdessen arbeite ich an mehr und mehr Texten und Tabellen direkt online in IBM Docs, oft gleichzeitig zusammen mit Kollegen, intern oder extern. Bis zu 20 Personen können in IBM Docs in Echtzeit gemeinsam an einer Datei arbeiten.

Ja, die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und das Präsentationsmodul von IBM Docs haben nicht alle Funktionen, die die großen Office-Pakete lokal installiert bieten. Jedoch kann ich gerade bei Texten und Tabellen nahezu alles machen, was ich in der Bearbeitung benötige. Leider ist IBM Docs noch immer ein viel zu gut gehütetes Geheimnis. Das müssen wir ändern.

Viel zu wenig bekannt - IBM Docs: Online mit Kollegen zusammen Texte, Tabellen und Präsentationen bearbeiten.

Viel zu wenig bekannt – IBM Docs: Online mit Kollegen zusammen Texte, Tabellen und Präsentationen bearbeiten.

Damit noch lange nicht genug. Das neue IBM Connections Sync-Programm für den Mac erlaubt es mir, Dateien, die ich in IBM Connections ob On Premises oder in der Cloud verwalte, mit meinem Mac synchron zu halten. Die Dateien erscheinen in einem weiteren Laufwerk in meinem Finder. So habe ich immer meine Standardpräsentationen und wichtige Dokumente, an denen ich gerade in Projekten arbeite, dabei. Änderungen kommen automatisch rüber und werden ebenso bei lokal vorgenommenen Änderungen zurückgespielt.

Und ja, ich arbeite komplett auf meinem Mac. Das Lenovo-Notebook habe ich in diesem Jahr nicht einmal benutzt und ich werde ihn zurück geben. Auf dem Mac und in der Cloud habe ich alles zur Verfügung, was ich brauche, und das in einer stabilen, schnellen Umgebung. Noch ist es mein eigenes Device, aber jetzt dürfen wir ja offiziell in der IBM MacBooks als Arbeitsgerät bestellen.

Meine Dateien immer aktuell synchronisiert auf dem Mac mit IBM Connections File Sync

Meine Dateien immer aktuell synchronisiert auf dem Mac mit IBM Connections File Sync

Vom Mac ist es nicht weit zu meinen mobilen Geräten. Hier hat das iPad an Bedeutung verloren. Entweder ich bin direkt auf meinem iPhone 6 oder aber ich nutze das 2014er 13 Zoll MacBook, dessen Batterie unterdessen lange hält. Auf den iOS-Geräten laufen auch die oben erwähnten Programme: IBM Verse und IBM Connections sind als Apps verfügbar und erlauben es mir, auch auf den mobilen Geräten produktiv zu sein (inklusive Dateisynchronisierung). Die Apps werden laufend verbessert, in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Mein besonderes Highlight in den Apps: der neue IBM Connections Editor. Er erlaubt es mir, Texte, Tabellen und Präsentationen auf meinem mobilen Gerät zu bearbeiten.

Und ein neues Spielzeug habe ich auch im Einsatz: Lange habe ich mich gewehrt, aber dann bin ich doch schwach geworden und habe eine Apple Watch gekauft. Was bringt sie mir (derzeit) für mein Geschäfts- und Arbeitsleben? Die Terminvorschau auf dem Ziffernblatt ist – nachdem alles lief – durchaus sehr nützlich. Daneben sehe ich noch wenige geschäftlichen Nutzen für mich. Der Spaß liegt eher bei privatem Fitness Tracking oder Live-Benachrichtigung über die Spielstände meines Lieblingsfussballclubs.

Schließlich gab es in 2015 noch wichtige Verbesserungen im Bereich Online Meetings: In den Online Meetings ist jetzt Video integriert und ich kann mir – wenn uns danach ist – die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Onlinekonferenz im Videofenster sehen. Auch kann ich Onlinekonferenzen jetzt sehr einfach aufnehmen, so dass sich Kolleginnen und Kollegen das später inklusive Ton ansehen können. Dass Online Meetings auf meinem iPad ein Highlight sind, ist ja nicht neu für 2015, bleibt aber eine coole Angelegenheit.

Um es zusammenzufassen:

  • Mein Arbeitsplatz mit E-Mail und Enterprise Social Networking ist 2015 massiv in die Cloud gewandert. Die Reste – IBM Connections On Premises – folgen in 2016.
  • In der IBM Cloud habe ich eine komplette, einfach zu bedienende Office-Umgebung mit E-Mail, Enterprise Social Networking (mit allen notwendigen Modulen), Echtzeitbearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen, Instant Messaging und Online Meetings zur Verfügung. Kunden können genau diese Umgebung als IBM Connections S1 als Software as a Service-Angebot (SaaS) nutzen. Diese Arbeitsumgebung ist mehr als nur eine Alternative zu anderen Angeboten und muss dringend bekannter gemacht werden.
  • Ich bin auf meinen mobilen Geräten, dem iPhone und iPad, voll arbeitsfähig. Alle oben beschriebenen Module sind auch dort verfügbar.
  • Nicht neu, aber es muss erwähnt werden: Mein Mac ist und bleibt ein mehr als valides Arbeitsgerät auch für meine Arbeit. Der IBM Finanzchef sieht den Betrieb von Macs als Arbeitsrechner als deutlich günstiger an als bei vergleichbaren Windows-Geräten.

Ich bin gespannt, was 2016 an Verbesserungen und Veränderungen an meinem Arbeitsplatz bringen wird. Vielleicht kommt ja Watson vorbei, um mir zu helfen?

(Stefan Pfeiffer)

Experton veröffentlicht Social Business Vendor Benchmark: IBM ist Leader in 7 Kategorien

Die Computerwoche berichtet unter dem Titel Social Business treibt die digitale Transformation über den neuen Social Business Vendor Benchmark, den die Experton-Gruppe wieder durchgeführt hat. IBM ist wieder exzellent positioniert und wird als Leader in 7 den sieben Kategorien Social Enterprise Networking Suites,  Social Enterprise Filesharing, Social Media Management, Social eCommerce, Social Analytics (Socialytics), Social Collaboration Web Conferencing und Social Transformation – Consulting & Integration (IT Service Provider) geführt – ein einzigartiges, herausragendes Ergebnis.

In der Marktkategorie Social Enterprise Networking Suites des Social Business Vendor Benchmark der Experton Group führt das Trio Jive Software, IBM und Microsoft.

In der Marktkategorie Social Enterprise Networking Suites des Social Business Vendor Benchmark der Experton Group führt das Trio Jive Software, IBM und Microsoft.

Angesichts dieser Entwicklungen prognostiziert die Experton Group dem deutschen Markt für Social Business in den kommenden Jahren ein rasantes Wachstum. Demzufolge werde das Geschäftsvolumen zwischen 2015 und 2019 von 2,7 auf 7,8 Milliarden Euro ansteigen. Das würde ein durchschnittliches Wachstum von 31 Prozent pro Jahr bedeuten. Die Analysten attestieren dem Marktsegment damit eine Dynamik, die derzeit kaum ein anderer ITK-Bereich erreicht.

Source: Vendor Benchmark der Experton Group: Social Business treibt die digitale Transformation – computerwoche.de

Weitere Berichte zur Experton-Studie:

Social Business Vendor Benchmark 2016 für Deutschland …

 

 

 

IBM Connections 5.5 und IBM Docs 2.0 On premises sind da

Ab diesen Freitag sind  IBM Connections 5.5 und IBM Docs 2.0, die zwei nächsten Versionen der jeweiligen On Premises-versionen verfügbar. Auch diese Versionen bauen auf einer gemeinsamen Codebasis der Cloud und On Premises-Version auf. Hierbei wurde zu einem definierten Zeitpunkt quasi ein Schnappschuss der Cloud-Version genommen, notwendige, kleinere Modifikationen wurden vorgenommen und diese Version ist nun für die On Premises-Kunden( diejenigen, die Connections und Docs im eigenen Rechenzentrum betreiben)  verfügbar.

Insgesamt wurden über 100 neue Features gegenüber der Vorversion implementiert. Natürlich können nicht all diese Funktionen hier aufgelistet werden. Im Prinzip sind es all die Features, die im rollierenden Verfahren monatlich in der Cloud seit dem letzten Major Release von Connections implementiert wurden. Die Software wird, wie im Announcement Letter nachzulesen, ab diesen Freitag zum Download zur Verfügung stehen.

Hier nun einige Highlights der beiden Releases:

IBM Docs 2.0
  • Inline-Kommentare werden vorgehalten, auch während man ein Dokument offline bearbeitet. Arbeitet man zum Beispiel im Flieger ohne Netzwerkverbindung an einem Dokument, so kann die besagte Kommentare sehen und darauf antworten. Die Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald man wieder online ist.
  • Neue File Viewer ermöglichen eine Vorschau in höchster Qualität, auch eine Interaktion wie beispielsweise das Ein- und Ausblenden von Spalten.
  • Die neue Option zum automatischen Publizieren macht Änderungen sofort für alle Leser verfügbar. Man kann aber auch über den Befehl als Entwurf speichern gemeinsam mit anderen Autoren an Dateien arbeiten, um Änderungen dann konsolidiert allgemein verfügbar zu machen.
  • Jetzt können bis 20 Autoren gleichzeitig an Dateien arbeiten.
  • Über eine neue API ist IBM Docs mit seinen Funktionen zur Echtzeitbearbeitung mit anderen Repositories integrierbar.
  • … und viele weitere Verbesserungen!
IBM Connections 5.5
  • Dateien können jetzt in eigene Ordner und Unterordner sortiert werden. Das gilt für eigne Dateien und Dateien einer Community.
  • Neue File Viewer erlauben es, Inhalte schneller zu finden und anzuzeigen, ohne dass eine Datei heruntergeladen werden muss.
  • Neue Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es rollenspezifische Strukturen (z.gB. für HR, Vertrieb oder Marketing) abzubilden, beispielsweise über:
    • Neue Community Layouts.
    • Responsive Apps, die ein Drag-and-drop zwischen Spalten erlaubt.
    • Apps können basierend auf der Zielgruppe umbenannt werden.
    • Eine neue Rich Content-App erlaubt es formatierte Inhalte aus dem Web zu übernehmen.
    • und viel mehr .. !
  • Ein smartes Type-ahead erlaubt das schnelle Finden von Inhalten.
  • Erweiterungen im Rich-Text-Editor.
  • Benachrichtigungen in Echtzeit ( am Desktop für HTML5-Browser), wenn bestimmte Inhalte Aufmerksamkeit benötigen,
  • … und vieles mehr!

Ein neuer Demo und ein neuer Reviewer’s Guide wird erscheinen. Details dazu in Kürze.

(übersetzt von Stefan Pfeiffer)